Rechnung schreiben als Handwerker: Pflichtangaben
Handwerkerrechnung richtig schreiben: Pflichtangaben, Muster und die häufigsten Fehler bei der Rechnungsstellung.
Rechtsredaktion handwerk.cloud
11. Februar 2026
Eine korrekte Rechnung ist mehr als ein Stück Papier – sie ist Ihr Zahlungsanspruch, Ihr Steuerbeleg und Ihr Rechtsnachweis in einem. Fehlt auch nur eine Pflichtangabe, kann der Kunde die Zahlung verzögern, das Finanzamt den Vorsteuerabzug streichen und Sie bleiben auf unbezahlten Forderungen sitzen. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie als Handwerker eine rechtssichere Rechnung schreiben – mit vollständigem Muster, allen Sonderfällen und den häufigsten Fehlerquellen.
Das Wichtigste in Kürze
- 10 Pflichtangaben muss jede Handwerkerrechnung nach § 14 UStG enthalten
- Lohnkosten separat ausweisen – damit Privatkunden den Steuerbonus nach § 35a EStG nutzen können
- 6 Monate Frist: Handwerker müssen innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung eine Rechnung stellen
- 10 Jahre Aufbewahrung: Rechnungen müssen nach GoBD archiviert werden
- E-Rechnungspflicht ab 2025/2028: B2B-Rechnungen müssen zunehmend in strukturiertem Format erstellt werden
Alle 10 Pflichtangaben nach § 14 UStG
Jede Rechnung über 250 € brutto muss die folgenden Angaben enthalten. Fehlt eine davon, ist die Rechnung formell fehlerhaft – der Empfänger kann den Vorsteuerabzug verlieren und Sie riskieren Nachfragen vom Finanzamt.
| Nr. | Pflichtangabe | Beispiel | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers | Müller Elektrotechnik GmbH, Hauptstraße 12, 50667 Köln | § 14 Abs. 4 Nr. 1 |
| 2 | Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers | Thomas Schmidt, Gartenweg 5, 50859 Köln | § 14 Abs. 4 Nr. 1 |
| 3 | Steuernummer oder USt-IdNr. | St.-Nr. 214/5812/0815 oder DE 123456789 | § 14 Abs. 4 Nr. 2 |
| 4 | Ausstellungsdatum der Rechnung | 11. Februar 2026 | § 14 Abs. 4 Nr. 3 |
| 5 | Fortlaufende Rechnungsnummer | RE-2026-0247 | § 14 Abs. 4 Nr. 4 |
| 6 | Art und Umfang der Leistung | Elektroinstallation Küche: 8 Steckdosen, 3 Lichtanschlüsse, 1 Herdanschluss | § 14 Abs. 4 Nr. 5 |
| 7 | Leistungszeitpunkt oder -zeitraum | Leistungszeitraum: 03.02.–07.02.2026 | § 14 Abs. 4 Nr. 6 |
| 8 | Entgelt (aufgeschlüsselt nach Steuersätzen) | Netto: 2.450,00 € | § 14 Abs. 4 Nr. 7 |
| 9 | Steuersatz und Steuerbetrag | 19% MwSt.: 465,50 € → Brutto: 2.915,50 € | § 14 Abs. 4 Nr. 8 |
| 10 | Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung | z.B. „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (§ 13b) | § 14 Abs. 4 Nr. 8 |
💡 Bonus-Pflicht: Lohnkosten immer separat ausweisen!
Privatkunden können 20% der Lohnkosten (max. 1.200 € pro Jahr) als Steuerbonus nach § 35a EStG geltend machen. Voraussetzung: Die Lohnkosten sind auf der Rechnung separat ausgewiesen. Fehlt der Ausweis, verliert Ihr Kunde den Steuerbonus – und wird beim nächsten Auftrag einen anderen Handwerker wählen.
Wichtig: Material und Lohn müssen getrennt aufgeführt werden. Eine Pauschalrechnung „komplett 3.000 €" reicht nicht!
Muster-Rechnung: Badsanierung komplett
So sieht eine vollständige, rechtssichere Handwerkerrechnung in der Praxis aus:
Müller Sanitär GmbH
Hauptstraße 12, 50667 Köln
Tel. 0221 / 12 34 56 | info@mueller-sanitaer.de
St.-Nr.: 214/5812/0815 | USt-IdNr.: DE 987654321
An: Herr Thomas Schmidt, Gartenweg 5, 50859 Köln
RECHNUNG
Rechnungsnummer: RE-2026-0247
Rechnungsdatum: 11.02.2026
Leistungszeitraum: 20.01.–07.02.2026
Bezug: Angebot AN-2026-0189 vom 10.01.2026
Projekt: Badsanierung, Gartenweg 5, 50859 Köln
Pos. | Beschreibung | Menge | Einzelpreis | Gesamt
1 | Demontage Sanitärausstattung komplett | pauschal | – | 680,00 €
2 | Rohinstallation Wasser/Abwasser | 12 lfm | 85,00 € | 1.020,00 €
3 | WC-Set inkl. Spülkasten (Geberit) | 1 Stk. | 890,00 € | 890,00 €
4 | Waschtisch inkl. Armatur | 1 Stk. | 650,00 € | 650,00 €
5 | Duschkabine mit Armatur | 1 Stk. | 1.200,00 € | 1.200,00 €
6 | Montage Sanitärobjekte | 14 Std. | 62,00 € | 868,00 €
7 | Kleinmaterial (Dichtungen, Rohrschellen) | pauschal | – | 145,00 €
Materialkosten (Pos. 3–5, 7): 2.885,00 €
Lohnkosten (Pos. 1–2, 6): 2.568,00 €
Nettobetrag: 5.453,00 €
zzgl. 19% MwSt.: 1.036,07 €
Bruttobetrag: 6.489,07 €
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen auf:
IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90 | BIC: COLSDE33
Hinweis gem. § 35a EStG: Die Lohnkosten betragen 2.568,00 € (netto). Der Steuerbonus für Handwerkerleistungen beträgt 20% der Lohnkosten inkl. MwSt. = 611,18 €.
Sonderfälle: Wann gelten andere Regeln?
Kleinbetragsrechnung (≤ 250 € brutto)
Für Rechnungen bis einschließlich 250 € brutto gelten vereinfachte Anforderungen nach § 33 UStDV. Es genügen:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- Art und Umfang der Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
- Anwendbarer Steuersatz (19% oder 7%)
Nicht erforderlich: Rechnungsnummer, Empfänger-Angaben, separater Netto-/Brutto-Ausweis.
📝 Praxisbeispiel: Notdienst-Rechnung
Müller Sanitär GmbH, Hauptstr. 12, 50667 Köln
Datum: 11.02.2026
Leistung: Rohrverstopfung beseitigt (Küchenabfluss)
Gesamt inkl. 19% MwSt.: 178,50 €
→ Fertig! Keine Rechnungsnummer, keine Empfänger-Adresse nötig.
Reverse-Charge nach § 13b UStG (Bauleistungen)
Wenn ein Handwerksbetrieb Bauleistungen an einen anderen Unternehmer erbringt, der selbst Bauleistungen ausführt, greift das Reverse-Charge-Verfahren. Das bedeutet:
- Der Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer – nicht der Handwerker
- Die Rechnung wird ohne Umsatzsteuer ausgestellt (nur Nettobetrag)
- Pflichthinweis auf der Rechnung: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gem. § 13b UStG"
⚠️ Achtung: Reverse-Charge-Fallen
- Nur bei B2B-Bauleistungen: Nicht für Privatkunden! Nur wenn der Empfänger selbst „nachhaltig Bauleistungen erbringt"
- Freistellungsbescheinigung prüfen: Lassen Sie sich vom Auftraggeber bestätigen, dass er Bauleistungen erbringt (z.B. durch seine Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG)
- Falsche Anwendung = Haftung: Stellen Sie irrtümlich ohne MwSt. ab, obwohl § 13b nicht gilt, haften Sie für die fehlende Umsatzsteuer
Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Handwerker mit Vorjahresumsatz ≤ 25.000 € (ab 2025: angehobene Grenze) und voraussichtlichem Umsatz ≤ 100.000 € können die Kleinunternehmerregelung nutzen:
- Rechnung wird ohne Umsatzsteuer ausgestellt
- Pflichthinweis: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG"
- Kein Vorsteuerabzug möglich
- E-Rechnungspflicht: Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht für E-Rechnungen befreit
Mehr dazu: Kleinunternehmerregelung 2026 – Alles was Sie wissen müssen
Die 7 häufigsten Fehler auf Handwerkerrechnungen
| Fehler | Folge | Lösung |
|---|---|---|
| Fehlender Leistungszeitraum | Vorsteuerabzug gefährdet; Kunde kann Zahlung verzögern | Immer „Leistungszeitraum: TT.MM.–TT.MM.JJJJ" angeben |
| Lohnkosten nicht separat | Kunde verliert § 35a-Steuerbonus (bis 1.200 €/Jahr) | Material und Lohn immer getrennt ausweisen |
| Ungenaue Leistungsbeschreibung | Streit über Umfang; keine Beweiskraft bei Mängeln | Konkret: „8 Steckdosen montiert", nicht „Elektroarbeiten" |
| Rechnungsnummer nicht fortlaufend | Finanzamt beanstandet die Rechnungslegung | System nutzen: z.B. RE-2026-0001, -0002, -0003 |
| Falsche Steuernummer | Vorsteuerabzug des Kunden wird verweigert | Steuernummer regelmäßig prüfen; bei Änderung sofort aktualisieren |
| Rechnung zu spät gestellt | Bußgeld bis 5.000 € möglich (§ 26a UStG) | Innerhalb von 6 Monaten nach Leistung! |
| § 13b-Hinweis fehlt bei Bauleistungen | Haftung für die nicht ausgewiesene Umsatzsteuer | Bei B2B-Bau immer prüfen: Reverse-Charge anwendbar? |
Aufbewahrungspflichten: 10 Jahre, GoBD-konform
Handwerker sind verpflichtet, Ausgangsrechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren (§ 147 AO). Das gilt für:
- Ausgestellte Rechnungen (Kopien/Durchschläge/Dateien)
- Empfangene Rechnungen (Eingangsrechnungen)
- Korrektur- und Stornorechnungen
✅ Digitale Aufbewahrung (GoBD)
- Rechnungen dürfen digital gespeichert werden
- Format muss unveränderbar sein (PDF/A, nicht Word)
- Scan von Papierrechnungen erlaubt (verfahrensdokumentation erforderlich)
- E-Rechnungen (XML) müssen im Originalformat archiviert werden
❌ Nicht ausreichend
- Nur ausdrucken und Datei löschen
- Rechnungen in veränderlichen Word-Dateien
- Fotos von Rechnungen auf dem Handy ohne Backup
- E-Rechnung nur als PDF-Ausdruck (XML muss erhalten bleiben)
Fristen: 6 Monate für die Rechnungsstellung
Nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG müssen Handwerker innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung eine Rechnung ausstellen – sofern der Empfänger ein Unternehmer oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist.
⏰ Praxis-Tipp: Rechnung sofort schreiben
Warten Sie nicht bis zum Monatsende. Je schneller die Rechnung rausgeht, desto schneller kommt das Geld. Beste Praxis: Rechnung am Tag der Fertigstellung oder spätestens am nächsten Werktag erstellen.
Kombiniert mit Skonto-Angeboten verkürzen Sie die Zahlungsfrist drastisch.
E-Rechnung 2025–2028: Was Handwerker jetzt wissen müssen
Neben den inhaltlichen Pflichtangaben ändert sich auch das Format der Rechnung grundlegend:
| Zeitpunkt | Was gilt? | Betrifft |
|---|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Alle Betriebe müssen E-Rechnungen empfangen können | Alle Unternehmen |
| Bis 31.12.2026 | Papier-/PDF-Versand noch erlaubt | Alle |
| Ab 01.01.2027 | E-Rechnung versenden Pflicht | Betriebe > 800.000 € Umsatz |
| Ab 01.01.2028 | E-Rechnung versenden Pflicht für alle | Alle B2B-Umsätze |
Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen (≤ 250 €), Fahrausweise, B2C-Rechnungen und Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
Mehr dazu: E-Rechnung 2026: Fristen & Formate
Häufige Fragen zur Handwerkerrechnung
Muss ich als Handwerker eine Rechnung schreiben?
Ja. Handwerker sind als Unternehmer verpflichtet, innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung eine Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Bei Verstößen droht ein Bußgeld bis 5.000 € (§ 26a UStG).
Muss ich die Lohnkosten separat ausweisen?
Gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber dringend empfohlen: Privatkunden können nur dann den Steuerbonus nach § 35a EStG nutzen, wenn Material- und Lohnkosten getrennt aufgeführt sind. Wer das vergisst, verliert Kunden.
Was ist eine fortlaufende Rechnungsnummer?
Jede Rechnung braucht eine einmalige, fortlaufende Nummer. Sie muss nicht lückenlos sein, aber eindeutig. Gute Systeme: „RE-2026-0001" oder „2026/02/001". Die Nummer darf nur einmal vergeben werden.
Kann ich eine Rechnung korrigieren?
Ja, durch eine berichtigte Rechnung (Rechnungskorrektur). Diese muss auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nehmen und die fehlerhaften Angaben korrigieren. Alternativ: Storno + Neuausstellung. Rückwirkender Vorsteuerabzug ist möglich (BFH-Urteil V R 26/15).
Wann muss ich § 13b UStG (Reverse-Charge) anwenden?
Wenn Sie Bauleistungen an einen anderen Unternehmer erbringen, der selbst nachhaltig Bauleistungen ausführt. Erkennen Sie das an seiner Freistellungsbescheinigung. Im Zweifel: Beim Finanzamt prüfen oder unseren Artikel zur Freistellungsbescheinigung lesen.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 147 AO). Das gilt für Ausgangs- und Eingangsrechnungen. Digitale Aufbewahrung nach GoBD ist erlaubt – die Datei muss aber unveränderbar sein.
Weiterführende Artikel
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Quelle: handwerk.cloud – Das Handwerker-Portal | Stand: Februar 2026. Rechtsgrundlagen: § 14 UStG, § 33 UStDV, § 13b UStG, § 19 UStG, § 35a EStG, § 147 AO, GoBD. Die Informationen dienen als Orientierung und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.