E-Rechnung
E-Rechnung – Eine elektronische Rechnung in strukturiertem Datenformat (XML), die automatisch verarbeitet werden kann — ab 2025 schrittweise Pflicht
2 Min. Lesezeit
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat (XML). Anders als eine PDF per E-Mail kann sie automatisch von Buchhaltungssoftware eingelesen, geprüft und verbucht werden — ohne manuelle Dateneingabe.
Wichtig: Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes! Sie ist lediglich ein digitales Bild einer Papierrechnung, aber nicht maschinenlesbar.
E-Rechnungspflicht: Zeitplan 2025–2028
Die E-Rechnungspflicht wird für B2B-Geschäfte (Business-to-Business) in Deutschland stufenweise eingeführt:
| Zeitraum | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| Ab 01.01.2025 | Empfang von E-Rechnungen verpflichtend | Alle Unternehmen im B2B |
| 01.01.2025 – 31.12.2026 | Versand per Papier/PDF noch erlaubt | Alle |
| Ab 01.01.2027 | E-Rechnungsversand verpflichtend | Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 € |
| Ab 01.01.2028 | E-Rechnungsversand verpflichtend | Alle Unternehmen im B2B |
Was bedeutet das für Handwerker?
- Sofort (2025): Sie müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können
- Rechnungen an Privatkunden: Keine E-Rechnungspflicht — PDF oder Papier bleibt erlaubt
- Rechnungen an Gewerbetreibende: Ab 2027/2028 nur noch als E-Rechnung
Formate: XRechnung vs. ZUGFeRD
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD 2.x |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF + eingebettetes XML |
| Menschenlesbar | ❌ Nein (nur für Software) | ✅ Ja (PDF-Ansicht) |
| Standard | Öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder) | Privatwirtschaft |
| Konform | EU-Norm EN 16931 | EU-Norm EN 16931 (ab Profil EN16931) |
| Empfehlung | Behörden und öffentliche Aufträge | Handwerker → ZUGFeRD empfohlen |
Tipp für Handwerker: ZUGFeRD ist die beste Wahl, weil Ihre Kunden die Rechnung weiterhin als PDF lesen können — und die eingebetteten XML-Daten trotzdem automatisch verarbeitet werden.
ZUGFeRD-Profile
| Profil | Datenumfang | Geeignet für |
|---|---|---|
| Minimum | Wenige Pflichtdaten | Archivierung |
| Basic | Standard-Rechnungsdaten | Einfache Rechnungen |
| EN16931 | EU-konforme Vollständigkeit | Empfohlen für E-Rechnungspflicht |
| Extended | Erweiterte Daten | Komplexe Geschäftsbeziehungen |
Pflichtangaben einer E-Rechnung
Eine E-Rechnung muss dieselben Angaben wie eine Papierrechnung enthalten (§ 14 UStG):
- Vollständiger Name und Anschrift (Rechnungssteller + Empfänger)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung
- Leistungsdatum / Lieferdatum
- Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag
- Neu ab 2025: Bankverbindung des Rechnungsstellers, Zahlungsbedingungen
Umsetzung im Handwerksbetrieb
Schritt 1: Software prüfen
| Software | ZUGFeRD | XRechnung | Kosten |
|---|---|---|---|
| Lexware handwerk | ✅ | ✅ | ab 30 €/Monat |
| DATEV | ✅ | ✅ | über Steuerberater |
| SevDesk | ✅ | ✅ | ab 15 €/Monat |
| FastBill | ✅ | ✅ | ab 10 €/Monat |
| Handwerk.cloud | ✅ | ✅ | inklusive |
Schritt 2: Empfang einrichten
- Dedizierte E-Mail-Adresse einrichten (z.B. rechnung@meinbetrieb.de)
- ZUGFeRD-fähiges E-Mail-Programm oder Buchhaltungssoftware
- Automatischen Import testen (Testrechnung an sich selbst senden)
Schritt 3: Versand umstellen
- In der Software das Format auf ZUGFeRD EN16931 umstellen
- Testrechnung erstellen und mit dem kostenlosen ZUGFeRD-Validator prüfen
- Kunden über Umstellung informieren
Schritt 4: Archivierung
E-Rechnungen müssen 10 Jahre revisionssicher archiviert werden (GoBD):
- Im Originalformat (XML/ZUGFeRD-PDF) aufbewahren
- Eine ausgedruckte Papierversion reicht nicht
- Cloud-Archiv oder lokale Sicherung mit Zeitstempel
Vorteile der E-Rechnung
| Vorteil | Einsparung |
|---|---|
| Kein Druck und Porto | 1–3 € pro Rechnung |
| Automatische Verarbeitung | 3–5 Min. pro Eingangsrechnung |
| Weniger Fehler | 80 % weniger Übertragungsfehler |
| Schnellere Zahlung | Ø 5 Tage kürzere Zahlungsfristen |
| Rechtssicherheit | Nachweisbare Zustellung |
Häufige Fehler
- PDF als E-Rechnung betrachten — PDF ist keine E-Rechnung!
- ZUGFeRD-Profil „Minimum" verwenden — reicht nicht für die E-Rechnungspflicht, nutzen Sie EN16931
- Archivierung vernachlässigen — XML-Datei muss 10 Jahre im Originalformat aufbewahrt werden
- Kunden nicht informieren — besonders ältere Kunden brauchen Vorlauf
👷♂️
Meister-Tipp
Die E-Rechnungspflicht klingt komplizierter als sie ist. Mein Tipp: Rufen Sie Ihren Softwareanbieter an und fragen Sie: "Kann meine Software ZUGFeRD EN16931 erstellen und empfangen?" Wenn ja: Update einspielen, Format umstellen, fertig. Wenn nein: Wechseln Sie die Software — das ist günstiger als die Strafe. Und vergessen Sie nicht: Ab 2025 MÜSSEN Sie E-Rechnungen empfangen können. Das heißt, selbst wenn Sie noch Papier verschicken: Ihre Lieferanten schicken Ihnen ab sofort XML-Dateien. Wenn Sie die nicht verarbeiten können, haben Sie ein Problem.
Häufige Fragen zu E-Rechnung
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat (XML). Anders als eine PDF per E-Mail kann sie automatisch von Buchhaltungssoftware eingelesen und verbucht werden. Eine PDF-Rechnung per E-Mail gilt NICHT als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Der Versand per E-Rechnung wird ab 2027 für Unternehmen mit über 800.000 € Umsatz und ab 2028 für alle B2B-Unternehmen verpflichtend. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
Ist eine PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist lediglich ein digitales Bild einer Papierrechnung, aber nicht maschinenlesbar. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten XML-Format vorliegen — entweder als reine XRechnung oder als ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML).
Was ist besser: XRechnung oder ZUGFeRD?
Für Handwerker ist ZUGFeRD die bessere Wahl. Es kombiniert eine lesbare PDF-Ansicht mit eingebetteten maschinenlesbaren XML-Daten. Kunden können die Rechnung weiterhin als PDF lesen, während die Daten automatisch verarbeitet werden. XRechnung (reines XML) ist vor allem für öffentliche Auftraggeber relevant.
Wie lange muss man E-Rechnungen aufbewahren?
E-Rechnungen müssen 10 Jahre lang revisionssicher archiviert werden (GoBD). Wichtig: Die Archivierung muss im Originalformat (XML oder ZUGFeRD-PDF) erfolgen. Ein Ausdruck auf Papier reicht nicht aus. Empfohlen wird eine Cloud-basierte oder lokale Archivierung mit Zeitstempel.