Rechnungsnummer
Rechnungsnummer – Einmalige, fortlaufende Nummer auf jeder Rechnung – Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG
1 Min. Lesezeit
Was ist eine Rechnungsnummer?
Die Rechnungsnummer ist eine Pflichtangabe auf jeder Rechnung über 250 € brutto (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Sie muss einmalig und fortlaufend sein – jede Nummer darf nur einmal vergeben werden. Ihr Zweck: Jede Rechnung soll eindeutig identifizierbar sein.
Gesetzliche Anforderungen
| Anforderung | Details |
|---|---|
| Einmaligkeit | Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden – im gesamten Unternehmen |
| Fortlaufend | Muss ein erkennbares System haben (Muster reicht, keine Lückenlosigkeit nötig) |
| Unveränderbar | Einmal vergeben = fix. Kein nachträgliches Ändern |
| Bei Storno | Stornonummer wird nicht wiederverwendet. Stattdessen: Korrekturrechnung mit neuer Nummer |
Nummern-Systeme im Vergleich
| System | Beispiel | Vorteil | Nachteil |
|---|---|---|---|
| Kürzel-Jahr-Nummer | RE-2026-0001 | Übersichtlich, sortierbar, Jahresstart möglich | Längere Nummer |
| Jahr/Monat/Nummer | 2026/02/001 | Monatsweise Zuordnung, Buchhaltung einfach | Monat muss korrekt sein |
| Projektkürzel | BAD-2026-0043 | Projektzuordnung auf einen Blick | Nur bei projektbasierter Arbeit sinnvoll |
| Reine Nummer | 00842 | Einfach | Keine Jahreszuordnung, Doppelungsgefahr |
| Kundenkürzel | MÜL-0012 | Kundenzuordnung | Komplexer, selten nötig |
Praxisbeispiele
Empfohlenes System für Handwerksbetriebe
RE-2026-0001 ← 1. Rechnung 2026
RE-2026-0002 ← 2. Rechnung 2026
...
RE-2026-0247 ← 247. Rechnung 2026
RE-2027-0001 ← Neustart im neuen Jahr
Abschlagsrechnungen
AR-2026-0001 ← 1. Abschlagsrechnung
AR-2026-0002 ← 2. Abschlagsrechnung
SR-2026-0001 ← Schlussrechnung (eigener Nummernkreis)
Gutschriften/Stornos
RE-2026-0042 ← Originalrechnung
GU-2026-0003 ← Gutschrift/Stornorechnung (eigener Nummernkreis)
RE-2026-0088 ← Korrekturrechnung
Häufige Fehler und Konsequenzen
| Fehler | Konsequenz | Lösung |
|---|---|---|
| Doppelte Rechnungsnummer | Beanstandung bei Betriebsprüfung, Vorsteuerabzug gefährdet | Software nutzen, die Doppelungen verhindert |
| Rechnungsnummer fehlt | Rechnung formell ungültig | Sofort nachbessern |
| Lücken als Problem ansehen | Kein Problem! Lücken sind erlaubt | Kein Handlungsbedarf |
| Nummer nachträglich ändern | Manipulation, Beanstandung | Storno + neue Rechnung ausstellen |
| Kein System erkennbar | Finanzamt beanstandet Buchführung | Festes Muster wählen und beibehalten |
👷♂️
Meister-Tipp
Mein Tipp: Vergebt NIEMALS Rechnungsnummern manuell. Nutzt eine Rechnungssoftware oder mindestens eine Excel-Liste, die den nächsten Wert automatisch hochzählt. Ich habe schon Betriebe gesehen, die nach 10 Jahren Betriebsprüfung drei doppelte Nummern hatten – das kostet richtig Nerven und im schlimmsten Fall Geld.
Separate Nummernkreise
Handwerker dürfen mehrere Nummernkreise parallel führen, solange innerhalb jedes Kreises die Einmaligkeit gewahrt bleibt:
| Nummernkreis | Kürzel | Verwendung |
|---|---|---|
| Rechnungen | RE- | Alle Ausgangsrechnungen |
| Abschlagsrechnungen | AR- | Teilzahlungen bei Großprojekten |
| Schlussrechnungen | SR- | Endabrechnungen |
| Gutschriften | GU- | Stornos und Korrekturen |
Checkliste: Rechnungsnummer
- ✅ Festes Nummerierungssystem gewählt
- ✅ Nummer ist einmalig (keine Doppelungen)
- ✅ Nummer wird automatisch vergeben (Software/Excel)
- ✅ Stornierte Nummern werden nicht wiederverwendet
- ✅ System ist für das Finanzamt nachvollziehbar
- ✅ Bei E-Rechnung: Nummer in XML-Feld korrekt übertragen
→ Ausführlicher Ratgeber: Rechnung schreiben als Handwerker 2026
Häufige Fragen zu Rechnungsnummer
Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?
Nein. Das Finanzamt verlangt keine lückenlose Nummerierung, sondern eine einmalige, eindeutige Zuordnung. Lücken sind erlaubt, Doppelungen nicht.
Welches System für Rechnungsnummern ist sinnvoll?
Bewährt haben sich Systeme wie RE-2026-0001 (Kürzel-Jahr-Nummer) oder 2026/02/001 (Jahr/Monat/Nummer). Wichtig: Die Nummer darf nur einmal vergeben werden.
Was passiert bei doppelter Rechnungsnummer?
Das Finanzamt beanstandet die Buchführung und der Vorsteuerabzug des Empfängers kann gefährdet sein. Vermeiden Sie Doppelungen unbedingt.
Kann ich die Rechnungsnummerierung jedes Jahr neu starten?
Ja, wenn der Jahreszähler Bestandteil der Nummer ist (z.B. RE-2026-0001). Im neuen Jahr beginnt die Zählung dann bei 0001, die Vorjahresnummern bleiben eindeutig.