E-Rechnung im Handwerk 2026: Fristen, Formate & Umsetzung
E-Rechnung Pflicht 2026: Zeitplan, XRechnung vs. ZUGFeRD, Software-Vergleich, GoBD-Anforderungen und Checkliste für kleine Handwerksbetriebe.
Digital-Experte handwerk.cloud
20. Januar 2026
Die Digitalisierung macht vor keiner Branche halt – auch nicht vor dem Handwerk. Mit dem Wachstumschancengesetz hat die Bundesregierung die verpflichtende elektronische Rechnung für alle B2B-Geschäfte eingeführt. Aber keine Panik: Die Umstellung erfolgt schrittweise, für Privatkunden ändert sich nichts, und „E-Rechnung" ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Wir erklären Ihnen, was Sie als Handwerksbetrieb wann tun müssen – und welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten.
Was ist eine E-Rechnung? (Und was nicht)
Das größte Missverständnis zuerst: Eine E-Rechnung ist NICHT einfach ein PDF per E-Mail. Es handelt sich um ein strukturiertes, maschinenlesbares Dokument im XML-Format nach der europäischen Norm EN 16931, das automatisch von Buchhaltungssoftware verarbeitet werden kann.
| ✅ Gilt als E-Rechnung | ❌ Gilt NICHT als E-Rechnung | |
|---|---|---|
| Format | XRechnung, ZUGFeRD (ab 2.0.1, Profil EN16931) | PDF per Mail, Word, Excel, gescannter Brief |
| Maschinenlesbar | Ja (strukturierte XML-Daten) | Nein (nur visuell lesbar) |
| Automatische Verarbeitung | Ja (Import in Buchhaltung) | Nein (manuelles Abtippen) |
| Europäischer Standard | EN 16931 | Kein Standard |
💡 Wichtig: Seit dem 1. Januar 2025 gilt jede Rechnung, die nicht den E-Rechnungs-Standard erfüllt, als „sonstige Rechnung" – auch ein PDF! Der Gesetzgeber unterscheidet jetzt nur noch zwischen E-Rechnung und „sonstiger Rechnung".
Die Zeitschiene: Was gilt wann?
Die Einführung erfolgt in drei Stufen. Jeder Handwerksbetrieb ist betroffen:
| Datum | Was gilt? | Betrifft wen? |
|---|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Empfangspflicht: Jeder Betrieb muss E-Rechnungen empfangen und archivieren können | Alle B2B-Unternehmen (auch Kleinstbetriebe) |
| Bis 31.12.2026 | Papier- und PDF-Versand noch erlaubt (Übergangsregelung) | Alle – aber nur mit Zustimmung des Empfängers |
| Ab 01.01.2027 | Versandpflicht für Betriebe mit > 800.000 € Vorjahresumsatz | Größere Handwerksbetriebe |
| Ab 01.01.2028 | Versandpflicht für ALLE im B2B-Bereich | Jeder Betrieb ohne Ausnahme |
Ausnahmen 2028: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind auch nach 2028 von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind grundsätzlich nicht betroffen.
⚠️ Achtung – die Empfangspflicht gilt JETZT schon: Ihr Lieferant, Ihr Subunternehmer oder Ihr Großhändler darf Ihnen heute schon eine E-Rechnung schicken – ohne Ihre Zustimmung einzuholen. Sie müssen in der Lage sein, diese im Originalformat zu empfangen und revisionssicher zu archivieren.
XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format wählen?
Beide Formate sind gesetzlich anerkannt. Die Wahl hängt von Ihren Geschäftspartnern ab:
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD (ab 2.0.1) |
|---|---|---|
| Aufbau | Reines XML (kein PDF) | PDF + eingebettetes XML (Hybrid) |
| Lesbarkeit für Menschen | Nur mit Software/Viewer | PDF normal lesbar + XML für Maschine |
| Pflicht bei | Öffentliche Auftraggeber (Bund, viele Länder) | Frei wählbar im B2B-Bereich |
| Ideal für | Aufträge für die öffentliche Hand | Handwerker → Geschäftskunden |
| Validation | Streng – kann bei Fehler abgelehnt werden | Flexibler, weniger Fehlerquellen |
| Software-Support | Hoch | Sehr hoch (fast alle Rechnungsprogramme) |
| Empfehlung | Wenn Sie Bund-/Landesaufträge ausführen | Für alle anderen Handwerksbetriebe |
💡 Meister-Tipp: Für die meisten Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD die beste Wahl: Die Rechnung sieht für den Kunden „normal" aus (als PDF), enthält aber gleichzeitig die maschinenlesbaren XML-Daten. Ihr Kunde kann die Rechnung visuell prüfen, und das Steuerbüro importiert die Daten automatisch.
Software-Vergleich: E-Rechnung für Handwerksbetriebe
| Software | Empfang | Versand | Formate | Kosten/Monat | Besonders geeignet für |
|---|---|---|---|---|---|
| Lexoffice | ✅ | ✅ | ZUGFeRD, XRechnung | ab 7,90 € | Solo-Handwerker, Kleinbetriebe |
| sevDesk | ✅ | ✅ | ZUGFeRD, XRechnung | ab 8,90 € | Rechnungswesen + Belegerfassung |
| SumUp Rechnungen | ✅ | ✅ | ZUGFeRD | ab 6 € | Einfachste Lösung |
| FastBill | ✅ | ✅ | ZUGFeRD, XRechnung | ab 9 € | Betriebe mit Team-Funktionen |
| Handwerker-Software (TopKontor, Taifun) | ✅ | ✅ | ZUGFeRD, XRechnung | ab 30 € | Aufmaß + Leistungsverz. + E-Rechnung |
| ELSTER E-Rechnungsviewer (BMF) | ✅ | ❌ | XRechnung, ZUGFeRD | kostenlos | Nur Empfang + Anzeige |
| Mustang-Viewer | ✅ | ❌ | ZUGFeRD | kostenlos | Nur Empfang + Anzeige |
💡 Tipp: Sie brauchen keine teure Software für den Start. Für den Empfang (seit 2025 Pflicht) reicht der kostenlose ELSTER-Viewer des Bundesfinanzministeriums. Für den Versand (ab 2027/2028) gibt es Lösungen ab 6 €/Monat.
GoBD: So archivieren Sie E-Rechnungen richtig
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) schreiben vor, wie Sie E-Rechnungen aufbewahren müssen. Verstöße können bei einer Betriebsprüfung teuer werden:
| Anforderung | Was bedeutet das? | Praktische Umsetzung |
|---|---|---|
| Unveränderbarkeit | Die Rechnung darf nach Eingang nicht verändert werden | Originalformat (XML oder ZUGFeRD-PDF) unverändert speichern |
| Nachvollziehbarkeit | Jede Rechnung muss einem Vorgang zugeordnet werden können | Rechnungsnummer + Auftragsnummer verknüpfen |
| Aufbewahrungsfrist | 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres | Digitales Archiv mit Backup-Strategie |
| Maschinelle Auswertbarkeit | Die XML-Daten müssen exportierbar bleiben | XML nicht in ein anderes Format konvertieren |
| Verfahrensdokumentation | Beschreibung Ihres E-Rechnungsprozesses | Interne Dokumentation (1–2 Seiten genügen) |
⚠️ Der häufigste Fehler: Viele Betriebe drucken die E-Rechnung aus und heften den Ausdruck ab. Das genügt nicht mehr! Die XML-Datei muss digital aufbewahrt werden. Der Ausdruck allein hat keine Beweiskraft.
Checkliste: Sind Sie E-Rechnung-ready?
Phase 1: Sofort erledigen (Empfang seit 2025 Pflicht!)
- E-Mail-Postfach einrichten, das XML-Dateien empfangen kann (keine Dateigröße-Blockierung)
- Kostenlosen Viewer installiert (ELSTER E-Rechnungsviewer oder Mustang-Viewer)
- Digitalen Archivordner für E-Rechnungen angelegt (Cloud oder lokaler Server mit Backup)
- Lieferanten informiert: „Wir akzeptieren E-Rechnungen per E-Mail an rechnung@firma.de"
- Verfahrensdokumentation: Kurze Beschreibung Ihres E-Rechnungsprozesses notieren
Phase 2: Bis Ende 2027 vorbereiten (Versandpflicht ab 2027/2028)
- Software gewählt: ZUGFeRD- oder XRechnungs-fähiges Rechnungsprogramm einrichten
- Stammdaten pflegen: Steuernummer, USt-IdNr., Bankverbindung im Programm hinterlegt
- Testrechnungen: 2–3 Probe-E-Rechnungen an befreundete Geschäftskunden versenden
- Kunden befragen: Welches Format bevorzugen Ihre Geschäftskunden (ZUGFeRD oder XRechnung)?
- Steuerberater einbinden: Kann Ihr StB E-Rechnungen importieren? Format abstimmen.
- GoBD-konforme Archivierung: Automatische Ablage + revisionssichere Speicherung einrichten
B2C: Was gilt für Rechnungen an Privatkunden?
Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für B2B-Geschäfte. An Privatpersonen dürfen Sie weiterhin auf jedem Weg abrechnen:
| Rechnungsart | B2C (Privatkunden) | B2B (Geschäftskunden) |
|---|---|---|
| Papierrechnung | ✅ Erlaubt | ❌ Ab 2028 nicht mehr (Ausnahme: ≤ 250 €) |
| PDF per E-Mail | ✅ Erlaubt | ❌ Ab 2028 nicht mehr |
| ZUGFeRD | ✅ Erlaubt | ✅ Pflicht-konform |
| XRechnung | ✅ Erlaubt (unüblich) | ✅ Pflicht-konform |
💡 Praxis-Tipp: Wenn Sie überwiegend Privatkunden bedienen (z.B. als Maler, Fliesenleger oder Gärtner), ist die Versandpflicht für Sie weniger dringlich – Sie müssen B2C weiterhin keine E-Rechnungen stellen. Aber der Empfang von E-Rechnungen Ihrer Lieferanten und Großhändler bleibt Pflicht!
ZDH-Umfrage: Branche fordert längere Fristen
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) führt aktuell eine Umfrage zur E-Rechnung durch, um die tatsächlichen Herausforderungen für Betriebe zu erfassen. Das Ziel: Gegebenenfalls auf eine Verlängerung der Übergangsfristen hinzuwirken. Wenn Sie teilnehmen möchten, informieren Sie sich bei Ihrer zuständigen Handwerkskammer.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Der Empfang ist seit 01.01.2025 Pflicht für alle B2B-Unternehmen. Der Versand wird ab 01.01.2027 (> 800.000 € Umsatz) bzw. 01.01.2028 (alle) verpflichtend.
Gilt das auch für Privatkunden?
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B-Geschäfte. An Privatkunden dürfen Sie weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen senden.
Muss ich eine spezielle Software kaufen?
Nicht zwingend. Für den Empfang reicht der kostenlose ELSTER E-Rechnungsviewer des BMF. Für den Versand gibt es Lösungen ab 6 €/Monat (SumUp, Lexoffice, sevDesk).
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?
Lieferanten dürfen Ihnen seit 2025 E-Rechnungen ohne Ihre Zustimmung senden. Wenn Sie diese nicht verarbeiten, riskieren Sie Zahlungsverzug, Mahngebühren und Probleme bei der Betriebsprüfung.
Kann ich mein bisheriges PDF einfach in ZUGFeRD umwandeln?
Nein – ein normales PDF enthält keine strukturierten XML-Daten. Sie benötigen eine Software, die die Rechnungsdaten nach EN 16931 codiert und als XML ins PDF einbettet.
Was ist mit Kleinunternehmern (§ 19 UStG)?
Auch Kleinunternehmer müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten die gleichen Fristen wie für alle anderen B2B-Unternehmer (2027/2028). Keine Befreiung für Kleinunternehmer.
Verwandte Begriffe im Lexikon
Passende Ratgeber
- Rechnung schreiben als Handwerker – Pflichtangaben & Muster
- Abschlagsrechnung richtig stellen – Ihr Recht nach § 632a BGB
- Kleinunternehmerregelung 2026 – Mit oder ohne MwSt.?
Passende Tools
- MwSt-Rechner – Netto ↔ Brutto berechnen
- USt-Voranmeldung Rechner – Voranmeldung vorbereiten