ZUGFeRD
ZUGFeRD – Ein hybrides Rechnungsformat, das ein lesbares PDF mit maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert
2 Min. Lesezeit
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat: Ein lesbares PDF enthält unsichtbar eingebettete XML-Daten, die maschinell verarbeitet werden können.
Das Beste aus zwei Welten
| Eigenschaft | Vorteil |
|---|---|
| Menschenlesbar, gewohntes Format | |
| XML | Maschinenlesbar, automatisierbar |
| Hybrid | Beide Vorteile in einer Datei |
ZUGFeRD-Profile
ZUGFeRD gibt es in verschiedenen "Profilen" mit unterschiedlichem Detailgrad:
| Profil | Datenumfang | Anwendung |
|---|---|---|
| Minimum | Sehr wenig | Archivierung |
| Basic | Grunddaten | Einfache Rechnungen |
| Comfort | Erweitert | Standard-Geschäftsverkehr |
| Extended | Umfangreich | Komplexe Anforderungen |
| XRechnung | Vollständig | Öffentliche Auftraggeber |
Für öffentliche Auftraggeber: Profil "XRechnung" nutzen!
ZUGFeRD vs. XRechnung
| Merkmal | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Lesbarkeit | PDF + XML | Nur XML |
| Für Menschen | Ja | Nein |
| Für Maschinen | Ja | Ja |
| Empfehlung | Privatwirtschaft | Öffentliche Hand |
Tipp: ZUGFeRD im Profil "XRechnung" erfüllt beide Anforderungen!
Vorteile für Handwerker
Für den Rechnungssteller
- Kunden erhalten gewohntes PDF
- Automatische Verarbeitung beim Empfänger
- Zukunftssicher (E-Rechnung-Pflicht ab 2027)
- Weniger Rückfragen
Für den Rechnungsempfänger
- Automatischer Import in Buchhaltung
- Keine manuelle Dateneingabe
- Weniger Fehler
- Schnellere Verarbeitung
ZUGFeRD erstellen
Die meisten Handwerkersoftware kann ZUGFeRD:
- Lexware
- DATEV
- sevdesk
- Billomat
- Craftsman (handwerker.io)
- und viele mehr
Einstellung prüfen:
- Rechnungsexport öffnen
- Format "ZUGFeRD" oder "E-Rechnung" wählen
- Profil auswählen (meist Comfort oder XRechnung)
- PDF erzeugen
ZUGFeRD-Rechnung prüfen
So prüfen Sie, ob ein PDF ZUGFeRD-Daten enthält:
- PDF öffnen (z.B. Adobe Reader)
- Anhänge anzeigen (Büroklammer-Symbol)
- XML-Datei sollte sichtbar sein (z.B. "factur-x.xml")
Versand
ZUGFeRD-Rechnungen werden normal per E-Mail versendet:
- PDF als Anhang
- XML ist bereits eingebettet
- Keine besonderen Portale nötig (außer bei Behörden)
E-Rechnungspflicht und ZUGFeRD
Ab 2027 müssen alle B2B-Rechnungen elektronisch sein. ZUGFeRD ist ein anerkanntes Format:
| Zeitraum | Regelung |
|---|---|
| Bis 2026 | Papier/PDF noch erlaubt |
| Ab 2027 | E-Rechnung Pflicht (Umsatz > 800.000 €) |
| Ab 2028 | E-Rechnung für alle B2B |
Tipps für Handwerker
- Software auf ZUGFeRD-Fähigkeit prüfen
- Vor Umstellung testen (Testrechnung an sich selbst)
- Kunden informieren (sieht aus wie PDF, ist mehr)
- ZUGFeRD-Rechnungen 10 Jahre archivieren
Häufige Fragen zu ZUGFeRD
Was ist ein ZUGFeRD?
Ein ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das ein lesbares PDF mit maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert. ZUGFeRD ist ein relevanter Fachbegriff im Handwerk, der in verschiedenen Gewerken Anwendung findet.
Wann wird ein ZUGFeRD eingesetzt?
ZUGFeRD wird vor allem in verschiedenen Handwerksbereichen eingesetzt. Die Anwendung erfordert Fachkenntnisse und sollte — je nach Komplexität — von einem qualifizierten Handwerksbetrieb durchgeführt werden, um Normen und Sicherheitsstandards einzuhalten.
Worauf muss man bei ZUGFeRD achten?
Bei ZUGFeRD sollte auf fachgerechte Ausführung, Einhaltung der geltenden Normen und Verwendung qualitativ hochwertiger Materialien geachtet werden. Es empfiehlt sich, einen qualifizierten Fachbetrieb zu beauftragen und Angebote zu vergleichen. Dokumentieren Sie alle Arbeiten für eventuelle Gewährleistungsansprüche.