E-Rechnung 2026: Fristen & Formate
Die E-Rechnung kommt! Seit 2025 gilt die Empfangspflicht, ab 2027 müssen Sie auch elektronisch versenden. Wir erklären XRechnung, ZUGFeRD und wie kleine Betriebe die Umstellung meistern.
Digital-Experte handwerk.cloud
20. Januar 2026
Die Digitalisierung macht vor keiner Branche halt – auch nicht vor dem Handwerk. Mit dem Wachstumschancengesetz hat die Bundesregierung die verpflichtende elektronische Rechnung für alle B2B-Geschäfte eingeführt. Doch keine Panik: Die Umstellung erfolgt schrittweise, und wir zeigen Ihnen genau, was wann gilt.
1. Was ist eine E-Rechnung?
Wichtig zu verstehen: Eine E-Rechnung ist NICHT einfach ein PDF per E-Mail. Es handelt sich um ein strukturiertes, maschinenlesbares Dokument im XML-Format, das automatisch verarbeitet werden kann.
✅ Gilt als E-Rechnung
- XRechnung: Reines XML-Format, Standard für öffentliche Auftraggeber
- ZUGFeRD: Hybrid aus PDF + eingebettetem XML
- Andere EN-16931-konforme Formate
❌ Gilt NICHT als E-Rechnung
- Einfaches PDF (ohne strukturierte Daten)
- Eingescannte Papierrechnung
- Word- oder Excel-Dateien
2. Die Zeitschiene: Was gilt wann?
| Datum | Was gilt? |
|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Empfangspflicht: Jeder Betrieb muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. |
| Bis 31.12.2026 | Papier und PDF-Versand noch erlaubt (mit Zustimmung des Empfängers). |
| Ab 01.01.2027 | Versandpflicht für Betriebe mit >800.000 € Vorjahresumsatz. |
| Ab 01.01.2028 | Versandpflicht für ALLE Unternehmen im B2B-Bereich. |
3. XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format?
Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Doch es gibt praktische Unterschiede:
- XRechnung: Rein technisches XML. Ideal für automatisierte Verarbeitung. Pflicht für öffentliche Auftraggeber.
- ZUGFeRD: Kombination aus lesbarem PDF und XML-Datensatz. Für Handwerker oft praktischer, weil die Rechnung auch "normal" aussieht.
Tipp: Für die meisten Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD die bessere Wahl, da Kunden die Rechnung auch visuell prüfen können.
4. Praktische Umsetzung für kleine Betriebe
Sie müssen keine teure Software kaufen. Es gibt kostenlose und günstige Lösungen:
- Kostenlose Tools: Das ZUGFeRD-Community bietet kostenlose Viewer und Validatoren.
- Buchhaltungssoftware: Lexoffice, sevDesk, FastBill und Co. unterstützen E-Rechnungen bereits.
- Handwerker-Software: Viele branchenspezifische Programme wurden aktualisiert.
5. Checkliste: Sind Sie E-Rechnung-ready?
Jetzt prüfen
- E-Mail-Postfach: Können Sie XML-Dateien empfangen und öffnen?
- Software: Kann Ihre Buchhaltung E-Rechnungen importieren?
- Lieferanten: Haben Sie Ihre Lieferanten informiert, dass Sie E-Rechnungen akzeptieren?
- Kunden: Wissen Ihre Geschäftskunden, welches Format Sie bevorzugen?
6. FAQ zur E-Rechnung
Gilt das auch für Privatkunden?
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B-Geschäfte (Geschäft zu Geschäft). An Privatkunden dürfen Sie weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen senden.
Muss ich eine spezielle Software kaufen?
Nicht unbedingt. Für den Empfang reicht oft ein kostenloser Viewer. Für den Versand bieten viele Buchhaltungsprogramme E-Rechnung bereits an.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?
Ab 2025 können Lieferanten Ihnen E-Rechnungen ohne Ihre Zustimmung senden. Wenn Sie diese nicht verarbeiten können, riskieren Sie Zahlungsverzug und Mahngebühren.
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