XRechnung
XRechnung – Das XML-basierte Standardformat für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland
2 Min. Lesezeit
Was ist XRechnung?
XRechnung ist der deutsche Standard für strukturierte elektronische Rechnungen. Das Format basiert auf XML und kann maschinell verarbeitet werden. Es ist Pflicht bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
Wer muss XRechnung nutzen?
Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern
| Ebene | Pflicht seit |
|---|---|
| Bund | November 2020 |
| Länder | Variiert (2020-2023) |
| Kommunen | Variiert |
Für Handwerker bedeutet das:
- Aufträge von Behörden, Schulen, Krankenhäusern
- Papierrechnungen werden oft nicht mehr akzeptiert
- PDF allein reicht nicht!
XRechnung vs. ZUGFeRD
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF + eingebettetes XML |
| Lesbar für Menschen | Nein | Ja (PDF-Ansicht) |
| Pflicht für Bund | Ja | Ja (ab Profil XRechnung) |
| Für Privatwirtschaft | Möglich | Empfohlen |
Wichtig: ZUGFeRD 2.1/2.2 im Profil "XRechnung" entspricht dem XRechnung-Standard!
Aufbau einer XRechnung
Eine XRechnung enthält:
- Leitweg-ID (bei öffentlichen Auftraggebern)
- Rechnungsnummer und -datum
- Verkäufer- und Käuferdaten
- Rechnungspositionen
- Steuerangaben
- Zahlungsinformationen
- Bankverbindung
Leitweg-ID – Was ist das?
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Adresse zur elektronischen Zustellung:
- Format: z.B.
991-12345-67 - Vom Auftraggeber bereitgestellt
- Muss auf der Rechnung angegeben werden
XRechnung erstellen
Option 1: Handwerkersoftware
Die meisten modernen Branchenlösungen unterstützen XRechnung:
- Export als XRechnung-XML
- Direkter Versand über Portale
Option 2: Online-Portale
- Rechnungseingangsportale der Behörden
- ZRE (Zentraler Rechnungseingang des Bundes)
- Länderspezifische Portale
Option 3: Kostenlose Tools
- KoSIT Validator (Prüfung)
- Diverse kostenlose Konverter
Versand der XRechnung
An den Bund
- Portal: ZRE (Zentraler Rechnungseingang)
- URL: www.[e-rechnung](/lexikon/e-rechnung)-bund.de
- Format: XRechnung oder ZUGFeRD XRechnung
An Länder/Kommunen
- Länderspezifische Portale
- Oft andere Plattformen als der Bund
Häufige Fehler vermeiden
- Leitweg-ID fehlt – Rechnung wird abgelehnt
- Falsches Format – Reine PDF wird nicht akzeptiert
- Fehlende Pflichtfelder – Validation schlägt fehl
- Falscher Versandweg – Portal des falschen Auftraggebers
Tipps für Handwerker
- Bei öffentlichen Aufträgen: Nach Leitweg-ID fragen
- Software-Update auf XRechnung-Fähigkeit prüfen
- Test-Rechnung vor dem Ernstfall
- Validator nutzen vor dem Versand
- Bestätigung des Rechnungseingangs aufbewahren
Weiterführende Links
Häufige Fragen zu XRechnung
Was ist eine XRechnung?
Eine XRechnung ist das XML-basierte Standardformat für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. XRechnung ist ein relevanter Fachbegriff im Handwerk, der in verschiedenen Gewerken Anwendung findet.
Was kostet eine XRechnung?
Die Kosten für eine XRechnung hängen von Material, Umfang und regionalen Preisunterschieden ab. Für eine genaue Kalkulation empfiehlt sich ein Kostenvoranschlag vom Fachbetrieb. Privatkunden können die Arbeitskosten ggf. als Handwerkerleistung steuerlich absetzen.
Worauf muss man bei XRechnung achten?
Bei XRechnung sollte auf fachgerechte Ausführung, Einhaltung der geltenden Normen und Verwendung qualitativ hochwertiger Materialien geachtet werden. Es empfiehlt sich, einen qualifizierten Fachbetrieb zu beauftragen und Angebote zu vergleichen. Dokumentieren Sie alle Arbeiten für eventuelle Gewährleistungsansprüche.