Die E-Rechnungspflicht 2025: Warum eine einfache Cloud-Ablage nicht ausreicht

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Viele Handwerksbetriebe reagieren darauf mit einer naheliegenden Lösung: „Wir speichern die PDF-Rechnungen in der Cloud – erledigt." Doch so einfach ist es leider nicht. Denn was viele nicht wissen: Ein PDF ist rechtlich keine E-Rechnung. Und eine Cloud-Ablage allein erfüllt die GoBD-Anforderungen nicht. Dieser Artikel klärt die Rechtslage – konkret, verständlich und mit klaren Handlungsempfehlungen.

⚠️ Achtung: Die E-Rechnungspflicht ist keine Zukunftsmusik – der Empfang ist seit Januar 2025 Pflicht, der Versand wird ab 2027/2028 verpflichtend. Betriebe, die jetzt noch nichts unternommen haben, riskieren handfeste Probleme bei der nächsten Betriebsprüfung.

---

Der zentrale Irrtum: PDF ≠ E-Rechnung

Das Wachstumschancengesetz definiert eine E-Rechnung sehr präzise. Es geht nicht um die Art der Übermittlung (digital statt Papier), sondern um das Format: Ein strukturiertes, maschinenlesbares Dokument im XML-Format nach der europäischen Norm EN 16931. Zwei Formate sind zugelassen:

Die entscheidende Unterscheidung: Seit dem 1. Januar 2025 kennt der Gesetzgeber nur noch zwei Kategorien:

• ✅ E-Rechnung: XRechnung oder ZUGFeRD (mit EN-16931-konformem XML)
• ❌ „Sonstige Rechnung": Alles andere – PDF per E-Mail, gescannter Brief, Word, Excel, Foto

Das bedeutet: Ein per E-Mail versandtes PDF fällt ausdrücklich in die Kategorie „sonstige Rechnung" – und die darf ab 2028 im B2B-Bereich nicht mehr versendet werden. Wer also glaubt, mit PDF-Rechnungen in der Cloud zukunftssicher zu sein, irrt.

---

Warum Cloud-Speicher die GoBD-Anforderungen nicht erfüllt

Viele Betriebe nutzen Google Drive, Dropbox, OneDrive oder iCloud, um ihre Rechnungen zu speichern. Das klingt modern und aufgeräumt – erfüllt aber nicht die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Die GoBD sind keine Empfehlung – sie sind verbindliche Vorgaben des Bundesfinanzministeriums.

Hier der detaillierte Vergleich:

Das Problem ist nicht, dass Cloud-Speicher grundsätzlich schlecht sind – sie sind nur nicht für diesen Zweck konzipiert. Google Drive ist dafür gemacht, Dateien einfach zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Genau diese Flexibilität (bearbeiten, löschen, verschieben) widerspricht dem GoBD-Grundsatz der Unveränderbarkeit.

---

Die 5 häufigsten Irrtümer zur E-Rechnungspflicht – und die Realität

Irrtum 1: „Ich bin zu klein – mich betrifft das nicht"

Falsch. Die E-Rechnungspflicht kennt keine Umsatzgrenze für den Empfang. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland – auch Solo-Selbstständige, Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Nebenerwerbsbetriebe – E-Rechnungen empfangen und korrekt archivieren können.

Das bedeutet konkret: Wenn Ihr Baustoffhändler oder Ihr Subunternehmer Ihnen eine E-Rechnung schickt, müssen Sie diese im Originalformat (XML) entgegennehmen und 10 Jahre aufbewahren. Ohne Ihre Zustimmung einzuholen. Wenn Sie das nicht können, riskieren Sie Probleme mit dem Vorsteuerabzug.

Irrtum 2: „Mein Steuerberater macht das schon"

Nur teilweise richtig. Ihr Steuerberater kann die E-Rechnungen verbuchen – aber die revisionssichere Archivierung der Originaldatei ist Ihre Pflicht als Unternehmer. Der Steuerberater arbeitet mit Kopien oder exportierten Daten. Das Original (die XML-Datei) müssen Sie 10 Jahre lang unverändert aufbewahren.

Klären Sie mit Ihrem Steuerberater folgende Punkte:

• In welchem Format will der StB die Daten erhalten? (DATEV XML, CSV, direkte Schnittstelle?)
• Wer archiviert die Originale – Sie oder der StB? (Empfehlung: beide)
• Hat der StB bereits eine E-Rechnungs-Schnittstelle in seiner Software eingerichtet?

Irrtum 3: „Meine Rechnungssoftware erstellt ja schon PDFs – das reicht"

Nein. Ein PDF enthält keine strukturierten XML-Daten nach EN 16931. Ihre Software muss explizit ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen können. Viele ältere Softwareversionen – auch von namhaften Anbietern – können das nicht. Prüfen Sie das, bevor Sie sich in Sicherheit wiegen.

So prüfen Sie, ob Ihre Software E-Rechnung-fähig ist:

• Gibt es in den Exportoptionen „ZUGFeRD" oder „XRechnung"?
• Hat der Hersteller ein Update für die E-Rechnungspflicht veröffentlicht?
• Können Sie eine Testrechnung im ZUGFeRD-Format exportieren und mit dem ELSTER-Viewer öffnen?

Irrtum 4: „Das betrifft nur große Unternehmen"

Falsch. Die Versandpflicht kommt zeitlich gestaffelt – aber sie kommt für alle:

Irrtum 5: „Bei Verstoß passiert nichts"

Doch, und zwar empfindlich. Direkte Bußgelder sind zwar aktuell nicht vorgesehen, aber die indirekten Folgen sind gravierend:

• ⚠️ Vorsteuerabzug gefährdet: Wenn Eingangsrechnungen nicht korrekt archiviert sind, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug aberkennen. Das sind 19 % des Rechnungsbetrags
• ⚠️ GoBD-Verstoß bei Betriebsprüfung: Fehlt die Verfahrensdokumentation oder sind Rechnungen veränderbar gespeichert, kann der Prüfer die gesamte Buchführung verwerfen und schätzen
• ⚠️ Geschäftspartner-Verlust: Immer mehr B2B-Kunden verlangen E-Rechnungen. Wer das nicht liefern kann, verliert Aufträge
• ⚠️ Zahlungsverzug: Wenn Sie eine E-Rechnung nicht verarbeiten können, bezahlen Sie verspätet und riskieren Mahngebühren

---

Was ein spezialisiertes E-Rechnungstool leisten muss

Die Anforderungen an eine professionelle Lösung für digitales Rechnungsmanagement gehen weit über die reine Erstellung hinaus. Hier die wichtigsten Funktionen, die ein Tool für Handwerksbetriebe abdecken sollte:

Kernfunktionen (Pflicht)

• ✅ E-Rechnungen erstellen: ZUGFeRD und/oder XRechnung gemäß EN 16931 – mit automatischer Validierung
• ✅ E-Rechnungen empfangen: Automatisches Auslesen der XML-Daten aus Eingangsrechnungen, nicht nur PDF-Anzeige
• ✅ GoBD-konforme Archivierung: Revisionssichere, unveränderbare Speicherung mit Zeitstempel und Zugriffsprotokoll
• ✅ 10-Jahres-Aufbewahrung: Automatisierte Fristenverwaltung – keine Rechnung wird versehentlich gelöscht
• ✅ Verfahrensdokumentation: Integrierte oder unterstützte Prozessbeschreibung für die GoBD

Erweiterte Funktionen (empfohlen)

• ✅ Validierung: Automatische Prüfung auf Vollständigkeit und formale Korrektheit (fehlende Pflichtfelder, ungültige USt-IdNr.)
• ✅ DATEV-Export: Kompatibel für die Übergabe an den Steuerberater (DATEV Unternehmen online oder DATEV XML)
• ✅ Suchfunktion: Rechnungen nach Nummer, Datum, Betrag, Auftragnehmer durchsuchbar
• ✅ Status-Tracking: Offen, bezahlt, überfällig – mit automatisiertem Mahnwesen
• ✅ Schnittstellen: Anbindung an bestehende Zeiterfassungs-, Aufmaß- oder Projektmanagement-Tools

---

Der Praxistest: Was die GoBD-Konformität im Alltag bedeutet

Lassen Sie uns an einem konkreten Beispiel durchspielen, was passiert, wenn eine Eingangsrechnung eintrifft:

Szenario: Ihr Baustoffhändler schickt Ihnen eine ZUGFeRD-Rechnung per Mail

Mit Cloud-Speicher (z.B. Dropbox):

1. Die E-Mail kommt an. Sie öffnen das PDF und sehen die Rechnung – so weit, so gut
2. Sie speichern das PDF in einem Ordner „Rechnungen 2026" in Dropbox
3. Irgendwann verschieben Sie die Datei versehentlich in einen anderen Ordner – Dropbox protokolliert das nicht revisionssicher
4. Die XML-Daten im PDF? Werden von Dropbox ignoriert. Niemand prüft, ob sie valide sind
5. Nach 3 Jahren wechseln Sie den Cloud-Anbieter. Die alten Dateien? Hoffentlich mitgenommen
6. Bei der Betriebsprüfung: Der Prüfer fragt nach der Verfahrensdokumentation und der Unveränderbarkeit der Archivierung. Sie haben beides nicht

Mit spezialisiertem E-Rechnungstool:

1. Die E-Mail kommt an. Das Tool erkennt automatisch das ZUGFeRD-Format und extrahiert die XML-Daten
2. Die Rechnung wird automatisch archiviert – unveränderbar, mit Zeitstempel und Zugriffsprotokoll
3. Das System prüft die XML-Daten auf Vollständigkeit: USt-IdNr., Leistungsdatum, Steuersatz, Pflichtangaben
4. Die Rechnung wird automatisch dem richtigen Lieferanten und ggf. Auftrag zugeordnet
5. Der DATEV-Export für den Steuerberater wird auf Knopfdruck erstellt
6. Bei der Betriebsprüfung: Verfahrensdokumentation vorhanden, Zugriffsprotokoll vorhanden, Unveränderbarkeit nachgewiesen

Der Unterschied ist nicht akademisch, sondern finanziell spürbar: Wenn der Prüfer die Buchführung verwirft und schätzt, wird es in der Regel deutlich teurer als die tatsächlichen Zahlen.

---

Die Verfahrensdokumentation: Was drinstehen muss

Die Verfahrensdokumentation ist ein kurzes Dokument, das beschreibt, wie Ihr Betrieb mit E-Rechnungen umgeht. Es muss kein Fachtext sein – aber es muss existieren. Die wichtigsten Punkte:

Gesamtumfang: 2–3 DIN-A4-Seiten. Zeitaufwand: 1–2 Stunden. Einmal erstellen, bei Änderungen aktualisieren. Die meisten spezialisierten E-Rechnungstools liefern Vorlagen für die Verfahrensdokumentation mit.

---

Praxis-Checkliste: Sind Sie wirklich E-Rechnung-ready?

• ☐ Können Sie XML-Dateien (nicht nur PDFs) per E-Mail empfangen? Prüfen Sie: Blockiert Ihr Mailserver XML-Anhänge?
• ☐ Haben Sie einen Viewer für XRechnung/ZUGFeRD installiert? (Kostenlos: ELSTER E-Rechnungsviewer des BMF)
• ☐ Speichern Sie die Original-XML-Dateien unveränderbar – nicht in einem normalen Dateisystem?
• ☐ Haben Sie eine Verfahrensdokumentation erstellt? (2–3 Seiten genügen)
• ☐ Kann Ihre Software E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen?
• ☐ Ist der Export an den Steuerberater (DATEV/CSV) geklärt und getestet?
• ☐ Haben Sie Mitarbeiter geschult, die mit Eingangsrechnungen arbeiten?
• ☐ Gibt es ein Backup-Konzept für die archivierten Rechnungen?

Wenn Sie mehr als 2 Punkte mit „Nein" beantworten, besteht dringender Handlungsbedarf. Die gute Nachricht: Die meisten Punkte lassen sich innerhalb einer Woche erledigen.

---

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht und Cloud-Archivierung

Kann ich Google Drive oder Dropbox weiterhin für andere Dokumente nutzen?

Ja, selbstverständlich. Cloud-Speicher eignen sich hervorragend für Angebote, Pläne, Fotos, Protokolle und interne Dokumente. Lediglich für die revisionssichere Archivierung steuerrelevanter E-Rechnungen brauchen Sie ein spezialisiertes System. Die beiden Systeme können problemlos nebeneinander existieren.

Was kostet eine GoBD-konforme E-Rechnungslösung?

Einstiegslösungen für kleine Handwerksbetriebe gibt es ab 10–20 €/Monat. Vollumfängliche Lösungen mit Aufmaß-Integration, Mahnwesen und DATEV-Export liegen bei 30–80 €/Monat. Verglichen mit den Kosten eines GoBD-Verstoßes bei der Betriebsprüfung (Aberkennung Vorsteuerabzug, Zuschätzung) ist das ein Bruchteil.

Muss ich ZUGFeRD oder XRechnung verwenden – oder beides?

Für öffentliche Auftraggeber (Bund, viele Länder und Kommunen) ist XRechnung häufig Pflicht. Für alle anderen B2B-Geschäfte empfiehlt sich ZUGFeRD, da es sowohl visuell lesbar (als PDF) als auch maschinenlesbar (XML) ist. Die meisten Tools unterstützen beide Formate – Sie müssen sich also nicht festlegen.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatpersonen?

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für B2B-Geschäfte. An Privatkunden (B2C) dürfen Sie weiterhin auf jedem Weg abrechnen – Papier, PDF oder E-Rechnung. Wenn Sie überwiegend Privatkunden bedienen (z.B. als Maler, Fliesenleger oder Gärtner), betrifft Sie die Versandpflicht nur für Rechnungen an gewerbliche Kunden.

Was ist mit Kleinbetragsrechnungen?

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise sind auch nach 2028 von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Für diese Beträge dürfen Sie weiterhin „sonstige Rechnungen" (PDF, Papier) verwenden. Aber Achtung: Die Archivierungspflichten nach GoBD gelten trotzdem.

---

Fazit: Ein spezialisiertes Tool ist keine Kür – sondern gesetzliche Pflicht

Die E-Rechnungspflicht ist kein Papiertiger. Sie betrifft jeden Handwerksbetrieb im B2B-Bereich – vom Solo-Selbstständigen bis zum Mittelständler. Eine einfache Cloud-Ablage reicht nicht aus, um die gesetzlichen Anforderungen an Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfahrensdokumentation zu erfüllen.

Wer jetzt in eine professionelle Lösung investiert, spart sich nicht nur Ärger bei der Betriebsprüfung, sondern gewinnt durch automatisierte Prozesse echte Zeit und rechtliche Sicherheit zurück. Die Kosten sind überschaubar (ab 10 €/Monat), die Einrichtung dauert einen Tag, und die Amortisation erfolgt innerhalb weniger Wochen.

Die Frage ist nicht, ob Sie umstellen – sondern wann. Und „jetzt" ist die richtige Antwort.

---

Verwandte Ratgeber

• Effiziente Rechnungsstellung im Handwerk – Cloud-Planung trifft digitale Abrechnung
• E-Rechnung im Handwerk 2026 – Fristen, Formate & Software-Vergleich
• Rechnung schreiben als Handwerker – Pflichtangaben & Muster

Verwandte Lexikon-Einträge

• E-Rechnung
• XRechnung
• ZUGFeRD
• GoBD