Digitale Zeiterfassung im Handwerk: Pflicht & Apps
Seit 2024 Pflicht: digitale Zeiterfassung. Die besten Apps im Vergleich, was das Gesetz verlangt und was Betriebe jetzt tun müssen.
Redaktion handwerk.cloud
12. Februar 2026
Seit dem BAG-Urteil vom September 2022 ist klar: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen. Das gilt auch für Handwerksbetriebe — und wer es nicht tut, riskiert Bußgelder. Aber: Welche App passt zu einem 5-Mann-Betrieb? Was kostet das? Und braucht der Betrieb mit 3 Mitarbeitern wirklich eine digitale Lösung?
Hier ist der ehrliche Vergleich — ohne Marketing-Phrasen, mit echten Preisen und einer klaren Empfehlung.
Die Rechtslage: Was Sie wissen müssen
⚖️ Was gilt ab 2026?
| Grundlage | BAG-Urteil 1 ABR 22/21 vom 13.09.2022 + Referentenentwurf BMAS |
| Was muss erfasst werden? | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit — für jeden Mitarbeiter |
| Wie? | Elektronisch (digital) — Zettel und Excel reichen künftig nicht mehr |
| Ausnahmen | Betriebe mit unter 10 Mitarbeitern könnten ausgenommen werden (Gesetzgebung ausstehend) |
| Übergangsfristen | 250+ MA: 1 Jahr / 50–249 MA: 2 Jahre / 11–49 MA: 5 Jahre |
| Bußgeld bei Verstoß | Bis zu 30.000 € pro Verstoß |
💡 Empfehlung: Jetzt schon umstellen
Auch wenn die genaue Gesetzgebung noch aussteht: Die Richtung ist klar. Je früher Sie auf ein digitales System umstellen, desto entspannter wird die Umstellung. Und: Die meisten Betriebe sparen durch digitale Zeiterfassung ohnehin Zeit und Geld — unabhängig von der Pflicht.
Der große App-Vergleich: 8 Zeiterfassungs-Apps für Handwerker
| App | Ideal für | Mobile App | Offline | Projekt-Zuordnung | Preis (pro MA/Monat) |
|---|---|---|---|---|---|
| Clockodo | Kleine Betriebe, einfache Bedienung | ✅ | ✅ | ✅ | ab 5,50 € |
| Crewmeister | Rechtssicherheit, Urlaubsplanung | ✅ | ✅ | ✅ | ab 5 € |
| ToolTime | Handwerk komplett (Zeit + Aufträge + Rechnung) | ✅ | ✅ | ✅ | ab 29 € (Paket) |
| ZEP | Projektbezogen, flexible Auswertungen | ✅ | ✅ | ✅✅ | ab 6 € |
| Clockin | Außendienst, GPS-Tracking | ✅ | ✅ | ✅ | ab 3,50 € |
| Papershift | Schichtplanung, Urlaubsverwaltung | ✅ | ✅ | ✅ | ab 3 € + Basis |
| Clockify | Kostenloser Einstieg | ✅ | ⚠️ (Pro) | ✅ | Kostenlos / Pro ab 4 $ |
| HERO | All-in-One Handwerkersoftware | ✅ | ✅ | ✅ | ab 14,90 € (Paket) |
Welche App für welchen Betrieb?
| Betriebsgröße / Situation | Empfehlung | Warum |
|---|---|---|
| 1–3 Mitarbeiter, Budget knapp | Clockify (kostenlos) | Kein Abo nötig, Grundfunktionen reichen |
| 3–10 Mitarbeiter, einfach soll es sein | Crewmeister oder Clockodo | Intuitive Bedienung, rechtssicher, günstig |
| 5–20 Mitarbeiter, projektbezogen | ZEP | Beste Projektzuordnung, flexible Auswertungen |
| Betrieb sucht All-in-One | ToolTime oder HERO | Zeiterfassung + Aufträge + Rechnungen in einem |
| Viel Außendienst, wechselnde Einsatzorte | Clockin | GPS-Tracking, sehr günstig, Offline-fähig |
Was eine gute Zeiterfassungs-App können muss
Nicht jede App passt zum Handwerk. Hier sind die Must-Have-Funktionen speziell für Handwerksbetriebe:
Mobile App (iOS + Android)
Monteure, Gesellen, Azubis — alle stempeln per Handy auf der Baustelle ein und aus. Keine Hardware, kein Terminal.
Offline-Fähigkeit
Auf der Baustelle gibt es kein WLAN. Die App muss auch ohne Internet funktionieren und bei Verbindung automatisch synchronisieren.
Projektzuordnung
„3 Stunden Baustelle Müller, 4 Stunden Baustelle Schmidt" — die Zeiten müssen Aufträgen zugeordnet werden können, sonst bringt die Erfassung wenig.
Verschiedene Zeitarten
Arbeitszeit, Fahrzeit, Rüstzeit, Pause — ein Handwerker fährt morgens 45 Minuten zur Baustelle. Diese Fahrzeit muss separat erfasst werden.
Manipulationssicherheit
Die erfassten Zeiten müssen nachträglich nachvollziehbar sein. Änderungen sollten protokolliert werden — das fordert der Gesetzgeber.
Nice-to-have: Lohn-Export
Wer die Zeiten direkt an DATEV oder den Steuerberater exportieren kann, spart sich die manuelle Lohnabrechnung. Crewmeister und ZEP können das.
Kosten-Vergleich: Was Sie pro Jahr zahlen
| App | 5 Mitarbeiter / Jahr | 10 Mitarbeiter / Jahr | 20 Mitarbeiter / Jahr | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Clockify (kostenlos) | 0 € | 0 € | 0 € | ||
| Clockin | ~210 € | ~420 € | ~840 € | ||
| Crewmeister | ~300 € | ~600 € | ~1.200 € | ||
| Clockodo | ~330 € | ~660 € | ~1.320 € | ||
| ZEP | ~360 € | ~720 € | ~1.440 € | ||
| ToolTime | ab 348 € (Paketpreis, nicht pro MA) | — | — | ||
| HERO | ab 178,80 € (Paketpreis, nicht pro MA) | — | — | ||
Was sich durch digitale Zeiterfassung verbessert
| Bereich | Vorher (Zettel/Excel) | Nachher (App) |
|---|---|---|
| Zeitaufwand Lohnabrechnung | 2–4 Stunden/Monat (abtippen, prüfen) | 15 Minuten (Export) |
| Projektkalkulation | Bauchgefühl: „Der Auftrag hat sich gelohnt" | Exakte Stunden pro Auftrag → echte Marge |
| Rechtssicherheit | Zettel verschwinden, Einträge unsicher | Manipulationssicher, auditfest |
| Streit um Überstunden | „Er sagt, sie sagt" | Klare Dokumentation, kein Streit |
| Angebotskalkulation | Geschätzt: „Dauert ca. 3 Tage" | Datenbasiert: „Vergleichbare Aufträge dauerten 26 Std" |
📊 Rechenbeispiel: Was Sie sparen
Ein Betrieb mit 5 Mitarbeitern:
- Lohnabrechnung: 3 Stunden/Monat weniger → 36 Std/Jahr
- Keine verlorenen Zettel: ~1.000 € weniger Lohnfehler/Jahr
- Bessere Kalkulation: ~5 % höhere Marge durch exakte Stundenzuordnung
- App-Kosten: ~300 €/Jahr (z.B. Crewmeister)
→ Nettoersparnis: ca. 2.000–3.000 € pro Jahr
Einführung in 5 Schritten
App auswählen und Testphase starten
Die meisten Apps bieten 14–30 Tage kostenlos. Testen Sie 2–3 Apps parallel und wählen Sie die, die Ihr Team am einfachsten findet.
Projekte/Aufträge anlegen
Laufende Baustellen als Projekte eintragen, damit die Zeiten von Anfang an zugeordnet werden.
Mitarbeiter einweisen
10 Minuten reichen: App installieren, Einstempeln, Ausstempeln, Projekt wählen. Wichtig: Erklären Sie das WARUM — Mitarbeiter akzeptieren Zeiterfassung besser, wenn sie den Nutzen verstehen.
2 Wochen parallel fahren
In den ersten 2 Wochen: Alte Methode (Zettel) UND neue App gleichzeitig nutzen. So fangen Sie Fehler auf.
Alte Methode abschaffen
Nach der Testphase: Zettel weg, nur noch App. Konsequent, aber freundlich. Wer Fragen hat, bekommt Hilfe — aber es gibt kein Zurück.
FAQ: Digitale Zeiterfassung im Handwerk
Ist digitale Zeiterfassung im Handwerk Pflicht?
Ja. Seit dem BAG-Urteil 2022 ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht. Der Referentenentwurf sieht vor, dass die Erfassung elektronisch erfolgen muss — Zettelwirtschaft reicht nicht mehr. Übergangsfristen gelten je nach Betriebsgröße.
Was ist die beste Zeiterfassungs-App für kleine Handwerksbetriebe?
Für Betriebe mit 1–10 Mitarbeitern: Clockify (kostenlos) als Einstieg oder Crewmeister (ab 5 €/MA/Monat) für mehr Funktionen. Wer alles in einer App will (Aufträge + Zeiten + Rechnungen): ToolTime.
Was kostet digitale Zeiterfassung?
Clockify ist kostenlos. Bezahlte Apps kosten 3–7 € pro Mitarbeiter pro Monat. Für einen 5-Personen-Betrieb also 15–35 € monatlich. Die Zeitersparnis bei der Lohnabrechnung übersteigt die Kosten in der Regel deutlich.
Muss ich als Betrieb mit 3 Mitarbeitern auch digital erfassen?
Die Zeiterfassungspflicht gilt grundsätzlich für alle. Für Betriebe mit unter 10 Mitarbeitern könnte es Ausnahmen von der elektronischen Pflicht geben — die Pflicht zur Erfassung selbst bleibt aber bestehen.
Quellen und weiterführende Links
Externe Quellen
- clean-invoice.de: Digitalisierung im Handwerk — Chancen, Tools & Praxis-Tipps
- clean-invoice.de: Online Marketing Handwerker — 7 Kanäle zum Kunden gewinnen