Rechnung Vorlage 2026 – Online-Generator mit PDF-Export

Nach §14 UStG: Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden und Empfängers, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Unsere Vorlage enthält alle Pflichtangaben automatisch.

Mit unserem Online-Generator: Firmendaten, Logo und Bankverbindung einmal eintragen, Kundendaten und Positionen ergänzen – die Rechnung wird live als A4-Vorschau angezeigt und kann direkt als PDF gedruckt werden. Kein Login, keine Kosten, kein Formatieren in Word oder Excel.

Ja – genau diesen nutzen Sie gerade. Er läuft vollständig im Browser, es werden keine Daten übertragen oder gespeichert. Perfekt für einzelne Rechnungen an Privatkunden. Für regelmäßige Rechnungsstellung mit GoBD-konformer Archivierung und fortlaufender Nummerierung empfehlen wir Clean Invoice.

Privatkunden können 20 % der Arbeitskosten (max. 1.200 €/Jahr) als Steuerbonus absetzen (§ 35a EStG). Dazu müssen Sie auf der Rechnung Arbeitskosten (inkl. Fahrt- und Maschinenkosten) getrennt vom Material ausweisen. Tipp: Nutzen Sie separate Positionen – eine für Material, eine für Arbeit – und vermerken Sie im Schlusstext: „Arbeitskosten gemäß § 35a EStG: [Betrag] € (steuerlich absetzbar)". Unser Generator macht es Ihnen leicht: Legen Sie einfach zwei Positionen an.

Bei Bauleistungen an andere Unternehmer geht die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger über (§ 13b UStG). Sie weisen dann KEINE MwSt. auf der Rechnung aus und schreiben stattdessen: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG." Im Generator wählen Sie dazu 0 % MwSt. und fügen den Hinweis im Schlusstext ein.

Für Rechnungen an Privatkunden (B2C) reicht ein einfaches PDF aus unserem kostenlosen Generator völlig aus. Wenn Sie jedoch Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) schreiben, sind Sie seit 2025 gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung zu empfangen – und ab 2027 auch zu versenden. Dafür benötigen Sie eine professionelle Software wie Clean Invoice, die diese Formate automatisch für Sie generiert.

Nach §14b UStG und §147 AO müssen Rechnungen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Das gilt für ausgehende und eingehende Rechnungen. Wichtig: Die Aufbewahrung muss GoBD-konform sein – ein PDF auf dem Desktop reicht laut Finanzamt nicht.

Wählen Sie im Generator 0 % MwSt. und fügen Sie im Schlusstext den Pflichthinweis ein: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Es darf kein Steuerbetrag ausgewiesen werden – andernfalls schulden Sie die ausgewiesene Steuer dem Finanzamt (§ 14c UStG).

Eine Abschlagsrechnung (§ 632a BGB) ist eine Teilrechnung für bereits erbrachte Leistungen eines laufenden Auftrags. Sie muss alle §14-Pflichtangaben enthalten plus den Vermerk „Abschlagsrechnung Nr. X" und eine Beschreibung der bisher erbrachten Leistung. Der Betrag muss angemessen sein und darf den Wert der erbrachten Leistung nicht übersteigen.

Die Schlussrechnung muss den Gesamtbetrag ausweisen und alle erhaltenen Abschlagszahlungen einzeln auflisten und abziehen. Beispiel: „Gesamtbetrag: 10.000 € – Abschlag 1: 3.000 € – Abschlag 2: 3.000 € = Restbetrag: 4.000 €." Die MwSt. wird auf den Gesamtbetrag berechnet, nicht auf den Restbetrag.

Legen Sie im Generator separate Positionen an: eine für Material (z.B. „Fliesen 60×60, Feinsteinzeug – 14 m² × 65,00 €") und eine für Arbeit (z.B. „Verlegen inkl. Fugenmaterial – 8 Std. × 58,00 €"). Das hat zwei Vorteile: Ihr Kunde kann die Arbeitskosten nach § 35a EStG steuerlich absetzen, und die Rechnung ist transparent und nachvollziehbar.

Skonto ist ein Preisnachlass bei schneller Zahlung. Formulierung im Schlusstext: „Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen gewähren wir 2 % Skonto." Der Skontobetrag wird vom Bruttobetrag abgezogen. Wichtig: Der Kunde muss den Skonto-reduzierten Betrag überweisen – die korrekte MwSt.-Berechnung auf Skonto-Basis ist Sache Ihrer Buchhaltung.

Ja. Eine Unterschrift ist nach §14 UStG keine Pflichtangabe. Rechnungen sind auch ohne Unterschrift gültig und zum Vorsteuerabzug berechtigt. Eine Unterschrift kann aber das Vertrauen beim Kunden stärken und wirkt professioneller – besonders bei größeren Aufträgen.

Ohne gesonderte Vereinbarung gilt eine Zahlungsfrist von 30 Tagen (§ 286 Abs. 3 BGB). Danach gerät der Schuldner automatisch in Verzug. Im Handwerk sind Zahlungsziele von 14 Tagen üblich. In unserem Generator können Sie das Zahlungsziel frei wählen – mit Datumspicker wird es automatisch in der Vorschau angezeigt.

Unser Generator ist vollständig responsiv. Füllen Sie die Felder aus, tippen Sie auf „Als PDF drucken" und wählen Sie „Als PDF speichern". Ideal für eine schnelle Rechnung direkt auf der Baustelle. Für die beste Druckqualität empfehlen wir ein Tablet oder Desktop-Gerät.

Nach Ablauf der Zahlungsfrist: 1. Freundliche Zahlungserinnerung senden (5–7 Tage nach Frist). 2. Erste Mahnung mit neuer Frist (14 Tage). 3. Zweite Mahnung mit Hinweis auf Mahngebühren und Verzugszinsen. 4. Letzte Mahnung mit Ankündigung gerichtlicher Schritte. Mahngebühren (ca. 5 €) und Verzugszinsen (5 % über Basiszins bei Verbrauchern) dürfen Sie ab Verzugseintritt berechnen.