Stundenzettel Vorlage 2026 – kostenlos als PDF zum Ausdrucken
Professionelle Stundenzettel-Vorlage als PDF zum Ausdrucken – sofort und ohne Anmeldung. Wähle zwischen Wochenübersicht und Monatsübersicht. Beide Vorlagen sind ArbZG-konform und enthalten alle Pflichtangaben für einen rechtssicheren Arbeitszeitnachweis.
Stundenzettel Wochenübersicht
PDF · A4 · Mo–So
- 2× Beginn/Ende (Vormittag + Nachmittag)
- Überstunden mit Zuschlag (25%, 50%)
- Abwesenheiten (Urlaub, Krank, Feiertag)
- Unterschrift Mitarbeiter + Vorgesetzter
Stundenzettel Monatsübersicht
PDF · A4 · Tag 1–31
- Alle 31 Tage kompakt auf einer Seite
- 2× Beginn/Ende (Vormittag + Nachmittag)
- Gesamtstunden pro Tag + Monatssumme
- Ideal fürs Lohnbüro und die Buchhaltung
Stundenzettel Vorlage: Arbeitszeitnachweis für Handwerksbetriebe
Eine saubere Arbeitszeitdokumentation ist für Handwerksbetriebe nicht nur gute Praxis – sie ist gesetzlich vorgeschrieben. Seit dem wegweisenden Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) müssen alle Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch erfassen – nicht nur Überstunden. Ein korrekt geführter Stundenzettel (auch: Arbeitszeitnachweis, Stundennachweis oder Rapportzettel) erfüllt diese Pflicht.
Achtung: Bußgeld bei Verstößen bis zu 30.000 €
Wer gegen die Dokumentationspflicht nach § 22 ArbZG verstößt, riskiert Bußgelder bis zu 30.000 € pro Fall. Besonders betroffen: Handwerksbetriebe auf Baustellen, die vom Zoll kontrolliert werden (insb. bei Mindestlohn-Branchen).
Was muss auf einem Stundenzettel stehen? – 8 Pflichtangaben
Damit Ihr Stundenzettel als rechtssicherer Arbeitszeitnachweis gilt, muss er mindestens die folgenden Angaben enthalten:
Name des Mitarbeiters
Eindeutige Zuordnung
Personalnummer / Abteilung
Bei größeren Betrieben
Datum / Kalenderwoche
Jeder Arbeitstag einzeln
Arbeitsbeginn & -ende
Uhrzeit in Stunden:Minuten
Pausenzeiten & -dauer
Gesetzliche Mindestpausen
Gesamtarbeitszeit pro Tag
Netto = Arbeitszeit − Pause
Einsatzort / Baustelle
Im Handwerk besonders wichtig
Unterschrift AN + Vorgesetzter
Bestätigung der Angaben
Unsere PDF-Vorlage enthält alle 8 Pflichtangaben und darüber hinaus Felder für Überstunden, Zuschläge und Abwesenheiten. Alle Felder lassen sich unkompliziert mit einem Kugelschreiber auf der Baustelle ausfüllen.
Stundenzettel Wochenübersicht vs. Monatsübersicht
Welche Variante passt besser zu Ihrem Betrieb? Das hängt vom Arbeitsrhythmus und der internen Organisation ab:
| Kriterium | Wochenübersicht | Monatsübersicht |
|---|---|---|
| Ideal für | Wechselnde Baustellen, Kolonnen, Montage | Feste Einsatzorte, Werkstatt, Büro |
| Zeitraum | 7 Tage (Mo–So) | 31 Tage (1.–31.) |
| Abgabe | Wöchentlich beim Polier/Meister | Monatlich fürs Lohnbüro |
| Überstunden | ✅ Mit Zuschlag-Aufschlüsselung (25%, 50%, Nacht) | Nur Gesamtstunden pro Tag |
| Abwesenheiten | ✅ Urlaub, Krank, Feiertag separat | Im Bemerkungsfeld notieren |
| Papierverbrauch | ~4 Blatt pro Monat | 1 Blatt pro Monat |
| Handwerk-Empfehlung | ⭐ GaLaBau, Dachdecker, Elektriker | ⭐ Tischler, Werkstatt, SHK |
Stundenzettel richtig ausfüllen – Anleitung in 5 Schritten
- Vorlage herunterladen und ausdrucken – Unser PDF ist für DIN A4 optimiert und passt perfekt auf Klemmbrett oder Projektmappe.
- Kopfdaten täglich ausfüllen – Name, Personal-Nr., KW oder Monat, Firma und Baustelle. Bei wechselnden Einsatzorten nutzen Sie das Bemerkungsfeld.
- Arbeitszeiten eintragen – Beginn, Ende und Pause für Vormittag und Nachmittag. Tipp: Tragen Sie die Zeiten direkt am Ende jedes Arbeitstags ein, nicht erst am Freitag aus dem Gedächtnis.
- Gesamtstunden berechnen – Netto-Arbeitszeit = (Ende – Beginn) – Pause. Bei geteiltem Dienst beide Schichten addieren. Nutzen Sie bei Bedarf unseren kostenlosen Arbeitszeitrechner.
- Unterschreiben und abgeben – Mitarbeiter und Vorgesetzter bestätigen die Angaben. Stundenzettel archivieren – mindestens 2 Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG), bei steuerlicher Relevanz bis zu 10 Jahre.
Gesetzliche Pausenregelungen (§ 4 ArbZG)
Pausen sind kein Opt-in – sie sind gesetzlich vorgeschrieben. Der Stundenzettel muss die Pausenzeiten korrekt wiedergeben:
| Arbeitszeit pro Tag | Mindestpause | Hinweis |
|---|---|---|
| Bis 6 Stunden | Keine Pflichtpause | Freiwillige Pausen möglich |
| Über 6 bis 9 Stunden | 30 Minuten | Spätestens nach 6h ununterbrochener Arbeit |
| Über 9 Stunden | 45 Minuten | Aufteilung in 15-Min.-Blöcke möglich |
| Max. Arbeitszeit | 10 Stunden | Durchschnitt 8h über 6 Monate (§ 3 ArbZG) |
Aufbewahrungspflicht für Stundenzettel
Wie lange müssen Arbeitgeber Stundenzettel aufbewahren? Die Fristen unterscheiden sich je nach Rechtsgrundlage:
| Rechtsgrundlage | Aufbewahrungsfrist | Betrifft |
|---|---|---|
| § 16 Abs. 2 ArbZG | 2 Jahre | Dokumentation der Überstunden (über 8h/Tag) |
| § 17 MiLoG | 2 Jahre | Mindestlohn-relevante Branchen (inkl. Bau) |
| § 147 AO | 6–10 Jahre | Steuerlich relevante Unterlagen (Lohnkosten) |
| § 195 BGB | 3 Jahre | Verjährung von Lohnansprüchen |
Empfehlung: 6 Jahre aufbewahren
Da Stundenzettel als Grundlage für die Lohnabrechnung dienen, gelten sie steuerlich als Buchungsbeleg. 6 Jahre Aufbewahrung decken die meisten Szenarien ab und schützen Sie vor Nachforderungen durch das Finanzamt.
Stundenzettel PDF oder Excel? – Formatvergleich
Die Wahl des richtigen Formats hängt davon ab, ob der Stundenzettel auf der Baustelle oder im Büro ausgefüllt wird:
PDF (empfohlen)
- ✅ Sofort ausdruckbar
- ✅ Layout-sicher (passt immer)
- ✅ Mit Kuli auf der Baustelle
- ✅ Unterschrift direkt drauf
- ❌ Keine automatische Berechnung
Excel
- ✅ Auto-Berechnung mit Formeln
- ✅ Anpassbar (Logo, Felder)
- ✅ Digital am PC ausfüllen
- ❌ Braucht Excel/Google Sheets
- ❌ Formatierung beim Drucken oft verschoben
Digital (App)
- ✅ GPS-gestützte Zeiterfassung
- ✅ Automatische Auswertung
- ✅ Cloud-Backup & Export
- ❌ Monatliche Kosten
- ❌ Einschulung nötig
Unser Tipp: Für Handwerksbetriebe mit Baustellenarbeit ist PDF die beste Lösung – kein Strom, kein Internet, keine App nötig. Der Stundenzettel liegt auf dem Klemmbrett und wird am Feierabend vom Polier eingesammelt. Für den Büro-Abgleich können Sie die Daten anschließend in unseren Online-Arbeitszeitrechner übertragen.
Gesetzliche Grundlagen für den Stundenzettel (Stand 2026)
BAG-Urteil 13.09.2022 (1 ABR 22/21)
Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitgeber in Deutschland.
§ 3 ArbZG – Höchstarbeitszeit
Max. 8 Stunden pro Tag (10h bei Ausgleich innerhalb von 6 Monaten).
§ 4 ArbZG – Ruhepausen
Min. 30 Minuten ab 6h, min. 45 Minuten ab 9h Arbeitszeit.
§ 16 Abs. 2 ArbZG – Dokumentationspflicht
Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten über 8h/Tag aufzeichnen und 2 Jahre aufbewahren.
§ 22 ArbZG – Bußgeldvorschriften
Verstöße gegen Aufzeichnungspflichten: Bußgeld bis 30.000 €.
Häufige Fragen zum Stundenzettel
Ist ein Stundenzettel Pflicht?
Ja. Seit dem BAG-Urteil vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. Das gilt auch für Handwerksbetriebe. Bei Verstößen drohen Bußgelder bis zu 30.000 € nach § 22 ArbZG.
Was muss auf einem Stundenzettel stehen?
Ein rechtssicherer Stundenzettel muss mindestens enthalten: Name des Mitarbeiters, Datum, Arbeitsbeginn und -ende, Pausenzeiten und -dauer, Gesamtarbeitszeit pro Tag sowie die Unterschrift des Arbeitnehmers. Für das Handwerk empfiehlt sich zusätzlich: Baustelle/Einsatzort, Tätigkeit und Unterschrift des Vorgesetzten.
Wie lange muss man Stundenzettel aufbewahren?
Nach § 16 Abs. 2 ArbZG müssen Arbeitszeitnachweise mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Bei steuerlicher Relevanz (z.B. als Beleg für Lohnkosten) kann die Aufbewahrungsfrist auf bis zu 10 Jahre steigen (§ 147 AO). Empfehlung: 6 Jahre aufbewahren.
Stundenzettel Woche oder Monat – was ist besser?
Die Wochenübersicht eignet sich für Handwerksbetriebe mit wechselnden Baustellen und Kolonnenarbeit – sie bietet Platz für Überstunden-Details und Abwesenheiten. Die Monatsübersicht ist ideal fürs Lohnbüro und feste Einsatzorte, da alle 31 Tage kompakt auf einer Seite erfasst werden.
Reicht ein PDF-Stundenzettel als Arbeitszeitnachweis?
Ja, ein korrekt ausgefüllter und unterschriebener PDF-Stundenzettel erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an die Arbeitszeitdokumentation nach ArbZG. Er ist gleichwertig mit einer digitalen Erfassung, solange alle Pflichtangaben enthalten sind und die Dokumente ordnungsgemäß archiviert werden.
Welche Pausenzeiten müssen auf dem Stundenzettel stehen?
Nach § 4 ArbZG gilt: Ab 6 Stunden Arbeitszeit sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, ab 9 Stunden mindestens 45 Minuten. Die Pause muss spätestens nach 6 Stunden ununterbrochener Arbeit erfolgen und darf in Zeitabschnitte von mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden.
Jetzt kostenlos herunterladen
Professionelle Stundenzettel als PDF – sofort einsatzbereit, ohne Anmeldung, ohne versteckte Kosten.