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Urlaubsantrag Vorlage 2026 – PDF zum Ausdrucken

Professioneller Urlaubsantrag als PDF – sofort und ohne Anmeldung. Zwei Varianten: Vollständig (mit Urlaubskonto, Sonderurlaub & Vertretung) oder Einfach (nur Name, Zeitraum, Genehmigung). BUrlG-konform und ideal für Handwerksbetriebe.

Vollständig

Einfach

PDF · A4 · 1 Seite

Name + Abteilung
Von / Bis / Urlaubstage
4 Urlaubsarten + Vertretung
Genehmigt / Abgelehnt

Einfach (PDF)

Merkmal	Vollständig	Einfach
Mitarbeiterdaten	✅ Name, Personal-Nr., Abteilung	✅ Name, Abteilung
Urlaubszeitraum	✅	✅
Urlaubsarten	5 Arten + 6 Sonderurlaub-Gründe	4 Arten
Urlaubskonto (7 Zeilen)	✅	–
Vertretungsregelung	✅ mit Bestätigung	✅ eine Zeile
Bemerkungsfeld	✅	✅
AG-Entscheidung	Genehmigt / Abgelehnt / Teilweise	Genehmigt / Abgelehnt
Ideal für	Betriebe mit Personalakte	Kleine Teams, schnelle Anträge

Was enthält die Urlaubsantrag-Vorlage?

Unser Urlaubsantrag ist so aufgebaut, dass sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber alles Wichtige auf einer A4-Seite finden:

Mitarbeiterdaten

Name, Personal-Nr., Abteilung/Kolonne, Antragsdatum

Urlaubszeitraum

Erster/letzter Urlaubstag + Anzahl Tage

Art des Urlaubs

Erholung, Sonder, Unbezahlt, Bildung, Überstundenabbau

Urlaubskonto

Jahresurlaub, Resturlaub, genommen, verbleibend

Vertretungsregelung

Vertreter/in mit Bestätigung

Arbeitgeber-Entscheidung

Genehmigt / Abgelehnt / Teilweise + Begründung

Gesetzlicher Urlaubsanspruch – so viel Urlaub steht Ihnen zu

Der Mindesturlaub ist im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Der Anspruch richtet sich nach der Anzahl der Arbeitstage pro Woche:

Arbeitstage pro Woche	Mindesturlaub (Werktage)	Mindesturlaub (Arbeitstage)	Entspricht
6 Tage (Mo–Sa)	24 Werktage	24 Arbeitstage	4 Wochen
5 Tage (Mo–Fr)	24 Werktage	20 Arbeitstage	4 Wochen
4 Tage	24 Werktage	16 Arbeitstage	4 Wochen
3 Tage (Teilzeit)	24 Werktage	12 Arbeitstage	4 Wochen

Handwerk: Tarifvertrag prüfen!

Viele Tarifverträge im Handwerk gewähren 25–30 Arbeitstage Urlaub – deutlich mehr als der gesetzliche Mindestanspruch. Prüfen Sie den für Ihr Gewerk geltenden Tarifvertrag (z.B. BRTV Bau: 30 Tage).

Sonderurlaub im Handwerk – wann und wie viele Tage?

Sonderurlaub ist bezahlte Freistellung für besondere persönliche Anlässe. Die gesetzliche Grundlage ist § 616 BGB (vorübergehende Verhinderung). Typische Ansprüche:

Anlass	Gesetzlich (§ 616 BGB)	Tarifvertrag Bau (BRTV)	In unserer Vorlage
Eigene Hochzeit	1 Tag	3 Tage	✅ Checkbox
Geburt eines Kindes	1 Tag	2 Tage	✅ Checkbox
Tod naher Angehöriger	1–2 Tage	2–3 Tage	✅ Checkbox
Umzug	Kein Anspruch*	1–2 Tage	✅ Checkbox
Arztbesuch	Nur wenn nicht anders möglich	Freistellung	✅ Checkbox

*Bei Umzug aus betrieblichen Gründen kann Anspruch bestehen. Alle Angaben ohne Gewähr – maßgeblich ist der geltende Arbeits-/Tarifvertrag.

Resturlaub, Übertragung und Verfall

Was passiert mit nicht genommenem Urlaub? Die Regeln sind klarer als viele denken – aber mit einer wichtigen Arbeitgeber-Pflicht:

Grundsatz: Urlaub im Kalenderjahr nehmen

Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG).

Übertragung bis 31. März

Bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen (z.B. Krankheit) kann der Urlaub ins Folgejahr übertragen werden. Er muss dann bis zum 31. März genommen werden.

Verfall nur mit Hinweispflicht

Nach EuGH/BAG-Rechtsprechung verfällt der Urlaub nur, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter individuell und konkret auf den drohenden Verfall hingewiesen und zur Urlaubsnahme aufgefordert hat. Ohne Hinweis: kein Verfall!

Abgeltung bei Kündigung

Kann der Resturlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden, ist er finanziell abzugelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG).

Achtung Arbeitgeber: Hinweispflicht beachten!

Seit der Rechtsprechung des EuGH (November 2018, C-684/16) und der Umsetzung durch das BAG muss der Arbeitgeber seine Mitarbeiter rechtzeitig und individuell auf den drohenden Verfall des Urlaubs am Jahresende hinweisen. Fehlt dieser Hinweis, sammelt sich der Urlaub auf – ohne Verjährung!

Darf der Arbeitgeber den Urlaub ablehnen?

Ja, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen nach § 7 Abs. 1 BUrlG:

Ablehnungsgrund	Beispiel	Zulässig?
Dringende betriebliche Belange	Großauftrag, Betriebsferien, Inventur	✅ Ja
Soziale Gesichtspunkte	Kollege mit schulpflichtigen Kindern hat Vorrang in Schulferien	✅ Ja
Personelle Engpässe	Zu viele Mitarbeiter gleichzeitig im Urlaub	✅ Ja (mit Nachweis)
Willkürliche Ablehnung	Ohne sachlichen Grund, wiederholt	❌ Nein
Generelle Urlaubssperre	Pauschal für alle, ohne Begründung	❌ Nein

Wartezeit und Teilurlaub (§ 4 BUrlG)

Neue Mitarbeiter müssen etwas Geduld mitbringen:

Voller Urlaubsanspruch

Erst nach 6 Monaten ununterbrochener Betriebszugehörigkeit entsteht der volle Jahresanspruch (§ 4 BUrlG).

Teilurlaub vorher

Vor Ablauf der Wartezeit: Anspruch auf 1/12 des Jahresurlaubs pro vollem Monat. Bei 20 Tagen Jahresurlaub = 1,67 Tage pro Monat.

Gesetzliche Grundlagen (Stand 2026)

§ 3 BUrlG – Mindesturlaub

24 Werktage (= 4 Wochen) pro Kalenderjahr für Vollzeitbeschäftigte.

§ 4 BUrlG – Wartezeit

Voller Anspruch erst nach 6 Monaten. Vorher: Teilurlaub (1/12 pro Monat).

§ 7 BUrlG – Zeitpunkt & Übertragung

Arbeitgeber berücksichtigt Wünsche. Übertragung bis 31.03. bei dringenden Gründen.

§ 616 BGB – Sonderurlaub

Bezahlte Freistellung bei persönlich unverschuldeter Verhinderung (Hochzeit, Geburt etc.).

EuGH C-684/16 – Hinweispflicht

Urlaub verfällt nur bei rechtzeitigem, individuellem Arbeitgeber-Hinweis auf drohenden Verfall.

Häufige Fragen zum Urlaubsantrag

Wie viel Urlaub steht mir gesetzlich zu?

Nach § 3 BUrlG beträgt der gesetzliche Mindesturlaub 24 Werktage (Montag bis Samstag) pro Kalenderjahr. Bei einer 5-Tage-Woche entspricht das 20 Arbeitstagen – also 4 Wochen. Viele Tarifverträge im Handwerk gewähren darüber hinaus 25–30 Urlaubstage.

Wann verfällt mein Resturlaub?

Der Urlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Eine Übertragung ins Folgejahr ist nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen möglich – dann muss der Urlaub bis zum 31. März genommen werden. Wichtig: Nach EuGH/BAG-Rechtsprechung verfällt der Urlaub nur, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter rechtzeitig auf den drohenden Verfall hingewiesen hat.

Kann der Arbeitgeber den Urlaubsantrag ablehnen?

Ja, aber nur aus zwei Gründen (§ 7 Abs. 1 BUrlG): 1. Dringende betriebliche Belange – z.B. Großauftrag, Betriebsferien oder personelle Engpässe. 2. Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang haben (z.B. schulpflichtige Kinder). Eine generelle oder wiederholte Ablehnung ohne Begründung ist unzulässig.

Wann habe ich Anspruch auf Sonderurlaub?

Sonderurlaub ist im BUrlG nicht explizit geregelt, ergibt sich aber aus § 616 BGB (vorübergehende Verhinderung). Typische Anlässe: Eigene Hochzeit (1 Tag), Geburt eines Kindes (1 Tag), Tod naher Angehöriger (1-2 Tage), Umzug aus betrieblichen Gründen (1 Tag). Tarifverträge im Handwerk regeln oft darüber hinausgehende Ansprüche.

Muss der Urlaubsantrag schriftlich gestellt werden?

Nein, das BUrlG schreibt keine bestimmte Form vor. Der Antrag kann mündlich, per E-Mail oder schriftlich erfolgen. Die schriftliche Form (z.B. per PDF-Formular) wird jedoch dringend empfohlen – sowohl als Nachweis für den Arbeitnehmer als auch für die Personalakte des Arbeitgebers. Ein unterschriebener Antrag schafft Rechtssicherheit für beide Seiten.

Was passiert mit dem Urlaub bei Kündigung?

Kann der Resturlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden, ist er abzugelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Der Arbeitgeber muss den verbleibenden Urlaub finanziell ausgleichen. Die Abgeltung berechnet sich aus dem Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen vor Beendigung.

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Zwei Varianten – sofort einsatzbereit, ohne Anmeldung.

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