Zeiterfassung
Zeiterfassung – Digitale Dokumentation von Arbeitszeiten für Handwerksbetriebe
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Was ist Zeiterfassung?
Zeiterfassung bezeichnet die systematische Dokumentation von Arbeitszeiten. Für Handwerksbetriebe ist sie nicht nur zur Lohnabrechnung wichtig, sondern seit dem BAG-Urteil 2022 auch gesetzlich vorgeschrieben.
Gesetzliche Grundlagen
BAG-Urteil September 2022
Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden:
- Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten systematisch erfassen
- Gilt für alle Betriebe – auch kleine Handwerksbetriebe
- Umsetzung noch nicht final geregelt (EU-Richtlinie)
Mindestlohngesetz (§17 MiLoG)
Für bestimmte Branchen bereits Pflicht:
- Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
- Dauer der Arbeitszeit
- Aufbewahrung: 2 Jahre
Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
- Max. 8 Stunden/Tag (Ausnahme: 10 bei Ausgleich)
- Min. 11 Stunden Ruhezeit
- Pausen: 30 min ab 6h, 45 min ab 9h
Erfassungsmethoden
| Methode | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Stundenzettel (Papier) | Einfach, günstig | Fehleranfällig, Aufwand |
| Excel-Tabelle | Flexibel | Manuell, Manipulierbar |
| App (Smartphone) | Mobil, GPS | Akku, Internet |
| Terminal (Stempeluhr) | Genau, fälschungssicher | Ortsfest |
| Baustellenterminal | Robust, mobil | Kosten |
| Integriert (Software) | Alles in einem | Komplexer |
Funktionen moderner Zeiterfassung
| Funktion | Nutzen |
|---|---|
| Start/Stopp-Erfassung | Einfache Bedienung |
| GPS-Tracking | Nachweis Baustellenpräsenz |
| Projektzuordnung | Nachkalkulation |
| Pausenautomatik | Gesetzeskonforme Abzüge |
| Urlaubsverwaltung | Resttage, Anträge |
| Krankmeldung | Digitale Erfassung |
| Export (DATEV, CSV) | Lohnbuchhaltung |
| Überstundenwarnung | ArbZG-Compliance |
Anforderungen an digitale Systeme
Nach BAG/EuGH muss Zeiterfassung sein:
- Objektiv: Nicht manipulierbar
- Verlässlich: Technisch sicher
- Zugänglich: Für Arbeitnehmer einsehbar
Kosten
| Lösung | Kosten pro Monat |
|---|---|
| Excel/Papier | 0 € (Eigenaufwand) |
| App Basic | 2 – 5 € pro Mitarbeiter |
| App Premium | 5 – 12 € pro Mitarbeiter |
| Terminal | 500 – 2.000 € einmalig |
| Integriert (Software) | Im Paket enthalten |
Bekannte Zeiterfassungs-Apps
| App | Besonderheit |
|---|---|
| Clockodo | GPS, Export, Projekte |
| Timebutler | Urlaub, Krankmeldung |
| ZMI | Baustellenfokus |
| Papershift | Schichtplanung |
| mfree/Craftboxx | Integriert in Handwerkersoftware |
Aufbewahrungsfristen
| Dokument | Frist |
|---|---|
| Arbeitszeitnachweise (MiLoG) | 2 Jahre |
| Lohnunterlagen | 10 Jahre |
| Arbeitsverträge | 6 Jahre nach Ende |
Tipps für Handwerksbetriebe
- Jetzt starten – Pflicht gilt bereits
- Einfache Lösung wählen (App reicht)
- Mitarbeiter einweisen
- Projektzuordnung für bessere Kalkulation
- Regelmäßig prüfen (Überstunden, Pausen)
- Datenschutz beachten (GPS nur mit Einwilligung)